Ein Unternehmen kann ohne eine Personalabteilung nicht funktionieren. Personalverantwortliche sind jedoch oft mit sich wiederholenden administrativen Aufgaben im Zusammenhang mit Mitarbeiteranfragen, Urlaubsanträgen, Informationsaktualisierungen und Ähnlichem beschäftigt. Diese Tätigkeiten nehmen große Initiativen weg, die das HR-Team beitragen könnte, wie z. B. den Aufbau eines mitarbeiterorientierten Arbeitsplatzes, die Zusammenarbeit mit Teams usw. Darüber hinaus beeinträchtigen solche Praktiken auch die Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter. Um dem entgegenzuwirken, kommt der Mitarbeiter-Self-Service ins Spiel.
Mitarbeiter-Self-Service ist der Schlüssel, um Mitarbeiter zu befähigen, kleinere bis größere Aufgaben selbstständig zu erledigen. Lassen Sie uns also tief in das Thema Mitarbeiter-Self-Service eintauchen und einen Überblick über dessen Bedeutung, Vorteile und Best Practices geben.
- Was ist Mitarbeiter-Self-Service?
- Wie funktioniert der Mitarbeiter-Self-Service?
- Warum ist der Mitarbeiter-Self-Service wichtig?
- 7 Vorteile des Mitarbeiter-Self-Service
- Best Practices für den Mitarbeiter-Self-Service
- Zusammenfassung
Was ist Mitarbeiter-Self-Service?
Ein Mitarbeiter-Self-Service ist ein Portal oder System, das es Mitarbeitern ermöglicht, selbstständig auf IT- und HR-bezogene Informationen zuzugreifen. Dies kann eine Wissensdatenbank, ein Helpdesk, ein Self-Service-Portal usw. umfassen.
Mit dem Mitarbeiter-Self-Service können Mitarbeiter:
- Persönliche Informationen einsehen und aktualisieren
- Auf wichtige Dokumente wie Steuerformulare, Gehaltsabrechnungen usw. zugreifen und diese herunterladen
- Ihre Zeitpläne überprüfen
- Urlaubsanträge stellen
- Anfragen für Ausrüstung/Materialien senden
- Mit Vorgesetzten kommunizieren
- Auf Lernmaterialien zugreifen
- Sich mit Kollegen vernetzen
- Auf Anleitungen zur Fehlerbehebung zugreifen
- Auf Informationen über Firmenveranstaltungen zugreifen
Kurz gesagt, der Mitarbeiter-Self-Service gibt den Mitarbeitern mehr Kontrolle, hilft ihnen, wichtige administrative Aufgaben selbstständig zu erledigen, und optimiert ihre Arbeitserfahrung.
Wie funktioniert der Mitarbeiter-Self-Service?
Der Mitarbeiter-Self-Service wird im Grunde über eine Softwareplattform betrieben, über die Mitarbeiter auf das Self-Service-Portal zugreifen können. Ein typischer Workflow eines Mitarbeiter-Self-Service-Portals sieht wie folgt aus:
- Mitarbeiter melden sich mit ihren zugewiesenen Anmeldedaten im Self-Service-Portal an.
- Vom Portal-Dashboard aus können Mitarbeiter auf verschiedene Funktionalitäten zugreifen, wie z. B. den Zugriff auf persönliche Informationen, das Beantragen von Urlaub, das Herunterladen von Steuerformularen, den Zugriff auf Schulungsmaterialien usw.
Das Mitarbeiter-Self-Service-Portal ist oft mit dem HR-System verknüpft, sodass es Zugriff auf aktuelle Informationen bieten und es den Mitarbeitern ermöglichen kann, HR-bezogene Aufgaben direkt zu erledigen. Im Backend liegt es in der Verantwortung des Arbeitgebers, das ESS-Portal aktuell und für die Mitarbeiter ressourcenreich zu halten.
Warum ist der Mitarbeiter-Self-Service wichtig?
Ein Mitarbeiter-Self-Service-System ist für alle Organisationen wichtig, die ihren Mitarbeitern eine modernisierte Erfahrung für HR- und IT-bezogene Aktivitäten bieten möchten. Es bietet eine zentrale Plattform, von der aus neue und langjährige Mitarbeiter auf Informationen zugreifen und wichtige HR-/IT-Aufgaben selbstständig erledigen können. Dies verringert die Belastung für die HR- und IT-Teams und befähigt die Mitarbeiter zu mehr Eigenverantwortung und Autonomie.
Ein weiterer wichtiger Aspekt von ESS hängt mit der sich ändernden Unternehmensdynamik zusammen. Heute betrachten 84 % der Unternehmen die Mitarbeitererfahrung als eine entscheidende Geschäftspriorität. Zweitens erfordert auch die hybride (remote + vor Ort) Unternehmenskultur ESS-Lösungen. Deshalb liegt ein deutlicher Fokus auf Investitionen in neue Mitarbeiter-Service-Tools. Der Mitarbeiter-Self-Service ist also eine ausgezeichnete Möglichkeit für Unternehmen, die Erfahrung der Mitarbeiter zu verbessern und ihre Produktivität zu steigern.
7 Vorteile von Mitarbeiter-Self-Service
Ein Mitarbeiter-Self-Service-System bringt viele Vorteile mit sich. Lassen Sie uns einige der wichtigsten aufdecken, um seine bahnbrechende Rolle im heutigen Unternehmensumfeld zu verdeutlichen:
1. Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit
Ein Mitarbeiter-Self-Service-System gibt den Mitarbeitern ein Gefühl von Unabhängigkeit und Kontrolle. Sie sind für ihre eigenen Informationen verantwortlich und müssen nicht mehr auf eine Antwort der Personalabteilung warten. Sie erreichen eine bessere Work-Life-Balance, da sie über das Portal Leistungen und Urlaube besser verwalten können. All diese Aspekte verbessern die Mitarbeiterzufriedenheit. Tatsächlich erkennen 80 % der EX-Führungskräfte an, dass der Einsatz von Self-Service-Tools, wie z. B. einer Wissensdatenbank, eine wichtige Rolle bei der Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit spielt.
2. Entlastung der HR- und IT-Teams
Ein weiterer wichtiger Vorteil des Mitarbeiter-Self-Service ist die geringere Belastung für die HR- und IT-Teams. So betrachten beispielsweise etwa 32 % der Unternehmen ungenaue Mitarbeiterdaten, die in das Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem importiert werden, als die größte Compliance-Herausforderung. Wenn es also kein ESS-System gibt, müssen die Mitarbeiter mit der Personalabteilung interagieren, um den Lohnabrechnungsfehler zu beheben. Im Gegensatz dazu befähigt ein ESS-System die Mitarbeiter, solche Fehler selbst zu beheben.
Ebenso können Mitarbeiter mit technischen Problemen die Wissensdatenbank nutzen, anstatt sich an einen Mitarbeiter des IT-Teams zu wenden. Dies reduziert die Belastung für die HR- und IT-Teams erheblich. Darüber hinaus wird diese zeitsparende Methode für andere wertvolle Tätigkeiten genutzt.
3. Reduzierung der Supportkosten
Mitarbeiter-Self-Service senkt auch die Supportkosten. Wenn HR- und IT-Teams weniger in repetitive Aufgaben involviert sind, werden die benötigten Ressourcen reduziert. Das Unternehmen muss bei einer Geschäftserweiterung keine neuen Teammitglieder in den HR- und IT-Teams einstellen. Dasselbe ESS-System kann mehr Mitarbeiter kompetent verwalten.
4. Bessere Compliance
Mitarbeiter-Self-Service verbessert auch die Compliance-Position eines Unternehmens. Für die Personalabteilung gibt es viele rechtliche Aspekte zu prüfen. Zum Beispiel die rechtzeitige Einreichung der Steuerdaten der Mitarbeiter oder die Durchführung einer Hintergrundüberprüfung. Obwohl das ESS-System keinen 100 % fehlerfreien Betrieb garantieren kann, kann es Fehler reduzieren. Mitarbeiter können die Daten selbst ausfüllen, anstatt dass HR-Mitarbeiter die Daten der neuen Mitarbeiter einreichen.
5. Einfacher Zugang zu Informationen
Mitarbeiter-Self-Service macht die Dinge für die Mitarbeiter transparent und leicht zugänglich. Sie erhalten ein All-in-One-Portal für den Zugriff auf HR-bezogene Daten und die IT-bezogene Wissensdatenbank. Zum Beispiel können Mitarbeiter leicht ihre verbleibenden Urlaubstage, den Anmeldezeitraum und vieles mehr überprüfen. Dies spart den Mitarbeitern und den HR/IT-Teams erheblich Zeit.
6. Kommunikationszentrum
Das Mitarbeiter-Self-Service-Portal kann auch als interne Kommunikationsplattform dienen. Mitarbeiter können mit anderen Kollegen oder der Geschäftsleitung kommunizieren. Zweitens kann die Geschäftsleitung das Portal nutzen, um unternehmensbezogene Updates zu versenden.
7. Verbesserung der Unternehmenskultur
Mitarbeiter-Self-Service macht die Unternehmenskultur zu einer „People-First“-Kultur. Es schafft eine Umgebung für Mitarbeiter, die transparenter, effizienter und offener ist. Mitarbeiter müssen nicht herumlaufen, um Antworten zu erhalten, oder mit verschiedenen Personen interagieren, um ihre Probleme zu lösen.
Best Practices für Mitarbeiter-Self-Service
Wussten Sie, dass 70 % der kleinen und mittelständischen Unternehmen in den USA Mitarbeiter-Self-Service-Systeme eingeführt haben? Die Anwendungsfälle von ESS-Systemen berücksichtigen zunehmend die breite Palette von Vorteilen. Wenn also auch Ihre Organisation ein ESS-System einsetzt oder eingesetzt hat, können die folgenden Best Practices die Ergebnisse des Systems verbessern:
1. Wählen Sie die richtige Software
Mitarbeiter-Self-Service ist eine einmalige Investition. Daher ist es wichtig, die richtige Software zu wählen, die Ihren Bedürfnissen entspricht. Der beste Ansatz dafür ist, zuerst mit den Mitarbeitern zu interagieren und ihre Erwartungen an das ESS-System zu verstehen. Erstellen Sie anschließend eine Auswahlliste der Funktionen, die Sie von der Software erwarten. Suchen Sie schließlich nach den besten Softwarelösungen und wählen Sie diejenige aus, die Ihren Anforderungen am besten entspricht.
2. Halten Sie die Wissensdatenbank auf dem neuesten Stand
Stellen Sie sicher, dass der Inhalt der Wissensdatenbank auf dem neuesten Stand ist. Wenn Ihr Unternehmen neue Systeme oder Hardware-/Softwarelösungen eingeführt hat, stellen Sie sicher, dass die entsprechenden Anleitungen in der Wissensdatenbank aktualisiert werden.
3. Integrieren Sie einen KI-Chatbot in das ESS
Der KI-Chatbot ist ein intelligenter virtueller Agent, der menschenähnliche Chats führen und Mitarbeitern helfen kann, die Antworten zu finden, nach denen sie suchen. Zum Beispiel ist der VOC AI Agent ein solcher KI-Chatbot, den Sie mit Ihren Unternehmensdaten trainieren und ihn dann den Mitarbeitern helfen lassen können, indem er ihre Anfragen direkt beantwortet. Auf diese Weise müssen die Mitarbeiter nicht herumscrollen, um die richtige Antwort zu finden. Sie können dem Chatbot Fragen stellen und erhalten sofort eine Antwort.
4. Erstellen Sie ESS-Tutorials
Obwohl die meisten ESS-Software einfach zu bedienen ist, können nicht-technische Mitarbeiter sie dennoch als herausfordernd empfinden. Zweitens möchten Sie sicherstellen, dass die Mitarbeiter den maximalen Nutzen aus dem ESS-System ziehen. Daher ist es wichtig, gründliche ESS-Tutorials zu erstellen, um die Mitarbeiter umfassend über das System zu schulen.
5. Ermutigen Sie Mitarbeiter, das ESS zu nutzen
Um die Vorteile des Mitarbeiter-Self-Service zu maximieren, müssen Sie sicherstellen, dass die Mitarbeiter ihn nutzen. Dazu müssen Sie sie ermutigen, das ESS-System zu verwenden, anstatt Anfragen an die HR- und IT-Teams zu senden.
6. Aktualisieren Sie das ESS-System mit Mitarbeiterfeedback
Es ist in Ordnung, wenn das ESS-System anfangs nicht alle Erwartungen erfüllt. Sobald sich die Mitarbeiter mit dem System vertraut gemacht haben, können Sie sie um Feedback bitten und fragen, was sie verbessern möchten. Auf dieser Grundlage können Sie das System aktualisieren und es den Wünschen und Erwartungen der Mitarbeiter anpassen.
7. Gewährleisten Sie robuste Sicherheitsmaßnahmen
Das Mitarbeiter-Self-Service-System hat Zugriff auf sensible Informationen über Mitarbeiter und das Unternehmen. Daher ist es wichtig, robuste Sicherheitsmaßnahmen zu implementieren, um unbefugten Zugriff auf sensible Informationen zu blockieren. Dazu gehören Multi-Faktor-Authentifizierung, Verschlüsselungsprotokolle, Sicherheitsaudits und anderes. Schulen Sie außerdem die Mitarbeiter in den besten Sicherheitspraktiken.
Zusammenfassung
Mitarbeiter-Self-Service ist das modernisierte und dringend benötigte System im heutigen Unternehmenszeitalter. Es führt zu höherer Mitarbeiterzufriedenheit, geringerer Belastung für HR/IT, reduzierten Kosten, einfachem Informationszugang, besserer Compliance und mehr. Alles, was es erfordert, ist die Konfiguration des richtigen ESS-Systems, das den Erwartungen der Mitarbeiter entspricht. Daher schließen wir mit der Empfehlung, Ihr Mitarbeiter-Self-Service-Spiel zu verbessern und den Mitarbeitern eine stärker befähigte und nahtlose Arbeitserfahrung zu bieten.
