Cuando un empleado decide marcharse de forma inesperada, puede suponer un shock para el empleador y provocar trastornos en el lugar de trabajo. Del mismo modo, un proceso de offboarding mal gestionado puede provocar la insatisfacción del empleado que se marcha, que puede compartir su experiencia en Internet, donde pueden verla posibles nuevos empleados y clientes. Esto puede afectar a la reputación de la marca, la retención de empleados y la adquisición de talento.
Por lo tanto, es importante contar con un proceso de offboarding estratégico que incluya una checklist completa de offboarding y siga las mejores prácticas. De eso trata esta guía. Aquí aprenderá todo lo relacionado con el offboarding de empleados, incluyendo su descripción general, la checklist y algunas de las mejores prácticas clave.
- ¿Qué es el offboarding?
- ¿Por qué es importante el offboarding?
- Cómo dar de baja a un empleado: la checklist completa de offboarding
- Mejores prácticas para el offboarding de empleados
- Conclusión: mejore su estrategia de offboarding
¿Qué es el offboarding?
El offboarding es el proceso de transición del empleado que se marcha de la empresa. Este proceso se ejecuta tanto si el empleado se marcha voluntaria como involuntariamente.
El offboarding consiste en:
- Una separación fluida del antiguo empleado.
- Facilitar la transición del antiguo empleado al nuevo.
- Proteger a la empresa de demandas judiciales.
- Mejorar la contratación de nuevos empleados.
- Ayudar a la empresa a crecer y mejorar su estructura.
- Mantener la seguridad de los datos y los accesos.
- Apoyar la transición profesional del empleado que se marcha.
El offboarding no consiste en:
- Criticar o atacar al empleado que se marcha.
- Convencer al empleado para que prolongue su marcha o se quede.
- Crear barreras innecesarias.
En resumen, el offboarding de empleados es el proceso completo de cambiar el estado de un empleado a «antiguo» mientras se siguen todos los requisitos legales y de la empresa con profesionalidad.
¿Por qué es importante el offboarding?
Un proceso de offboarding bien estratégico no solo garantiza una forma elegante de dar de baja a los empleados, sino que también ofrece muchos otros beneficios a la empresa. Los siguientes puntos destacarán la importancia del offboarding:
- Mejora de la seguridad: mejora la seguridad de los datos y la información confidencial de la empresa al revocar adecuadamente el acceso y traspasar los datos.
- Recogida adecuada de los activos de la empresa: garantiza la recogida adecuada y completa de los activos proporcionados por la empresa, lo que ayuda a proteger los datos/activos de un uso indebido.
- Reducción de las amenazas legales: garantiza que los contratos de los empleados se cierren correctamente, lo que ayuda a reducir las amenazas legales o las demandas de los antiguos empleados.
- Análisis reveladores: el exhaustivo proceso de offboarding ayuda a la alta dirección, al departamento de RR. HH. y a los gerentes a analizar las causas profundas del offboarding. Posteriormente, su empresa puede tomar las decisiones necesarias para mejorar la contratación y la retención.
- Antiguos empleados como embajadores de la marca: los antiguos empleados se convierten en clientes y embajadores de la marca de la empresa. Un proceso de offboarding bien ejecutado deja una impresión positiva en los empleados y les permite actuar como embajadores de la marca de forma gratuita.
En general, el proceso de offboarding de empleados es la clave para agilizar la salida de los empleados, proteger a la empresa de amenazas y optimizar los procesos de la empresa.
Cómo dar de baja a un empleado: la checklist completa de offboarding
Un proceso de offboarding bien estructurado permite a la empresa y al empleado gestionar gradualmente la fase final de las interacciones sin llegar a una situación estresante o incómoda. Por lo tanto, aquí está la checklist completa de offboarding para establecer un proceso de offboarding eficaz:
1. Comunicar la marcha
Una vez confirmado el offboarding del empleado, lo primero que hay que hacer es comunicar su marcha. Informe al equipo de que su compañero se va para evitar cotilleos no deseados en el lugar de trabajo. Además de al compañero, comunique la noticia de la marcha a los gerentes, al departamento de TI/RR. HH. y a otros similares para que se lleven a cabo los procesos necesarios.
2. Transferencia de conocimientos
Si ya ha planeado el sucesor, este paso debería ser fácil para usted. En este paso, le pedirá al empleado que se marcha que transfiera sus conocimientos y forme al sucesor.
Incluso si aún no tiene el sucesor, puede crear una documentación que incluya:
- Tareas en curso
- Horario diario/semanal
- Herramientas/recursos utilizados
- Procesos clave
- Consejos/trucos
Documentar toda esta información ayudará al sucesor a obtener la formación necesaria y a empezar a trabajar rápidamente desde donde se dejó.
3. Actualizar el acceso al sistema
Uno de los puntos cruciales de la checklist de offboarding es revocar el acceso al sistema y recuperar los activos de la empresa. Pide al equipo de TI que revoque el acceso del empleado al sistema. Esto puede incluir:
- Plataformas de correo electrónico
- Herramientas de CRM
- Soluciones de intranet
- Cuentas de redes sociales
- Paneles de ventas
- Bases de datos de contenido
En resumen, se deben revocar todas las plataformas y canales desde los que los empleados pueden acceder o utilizar los datos de la empresa. Después, actualiza también los organigramas y el directorio de la empresa.
4. Recuperar los activos de la empresa
A continuación, asegúrate de recuperar todos los activos de la empresa del empleado que se va. Esto puede incluir ordenadores portátiles, dispositivos tecnológicos, vehículos o cualquier tipo de activo de hardware que pertenezca a la empresa.
5. Completar la documentación necesaria
El offboarding implica completar cierta documentación. Asegúrate de que se completa toda la documentación. Esto puede incluir:
- Información del plan 401 (k)
- Acuerdo de confidencialidad
- Documentos fiscales
- Acuerdos de no competencia
- Información sobre el chequeo médico
La documentación y las obligaciones legales pueden variar de una empresa a otra. Por lo tanto, completa este proceso correctamente para evitar complicaciones legales más adelante.
6. Completar el proceso de pago final
Asegúrate de liquidar todos los pagos del empleado que se va. Entrégale su último cheque y elimínalo de la nómina de la empresa.
7. Organizar una entrevista de salida
Otro elemento importante de la checklist de offboarding es organizar una entrevista de salida. Debes entrevistar al empleado que se va para conocer su experiencia en la empresa. Puedes pedirle su opinión sobre la cultura de la empresa, la carga de trabajo, la dirección, los compañeros y otros elementos.
Puedes preseleccionar algunas preguntas para maximizar los resultados de la entrevista. Las preguntas pueden ser sobre:
- ¿El trabajo cumplió con tus expectativas?
- ¿Cómo era el ambiente de trabajo?
- ¿Cómo era tu relación con tus compañeros y tu jefe?
- ¿Qué es lo que más admirabas?
- ¿Qué sugerencias tienes sobre las áreas en las que deberíamos mejorar?
En general, realiza una entrevista exhaustiva para ayudar a la empresa a mejorar su espacio de trabajo y optimizar las áreas en las que se está quedando atrás.
8. Proporciona la documentación de salida
El último punto en la checklist de offboarding es proporcionar la documentación de salida. Los tipos de documentos pueden variar de una empresa a otra. Puede tratarse del pago final, el certificado de servicios, la carta de experiencia y otros similares. Si el empleado pide una referencia, también puedes proporcionarla.
Mejores prácticas para el offboarding de empleados
Ahora que hemos visto cómo dar de baja a un empleado, vamos a arrojar luz sobre algunas de las mejores prácticas relacionadas con el offboarding para mejorar aún más la eficiencia de este proceso:
1. Gestiona la pérdida de productividad
Cuando un empleado se va (de forma planificada o repentina), muchas responsabilidades y proyectos quedan en suspenso hasta que se encuentra un reemplazo. A veces, se pide a otros empleados que cubran el hueco, lo que puede hacer que el ambiente de trabajo sea estresante.
Para hacer frente a esto, debes entender cómo la salida de un empleado afectará a los demás empleados y al proyecto. Compensa a los empleados por el trabajo adicional que realizarán e intenta encontrar un reemplazo rápidamente. De hecho, se recomienda contratar a un reemplazo antes de que el empleado se vaya para una transferencia de conocimientos eficaz.
2. Garantiza la amabilidad y la equidad
Aunque el empleado se vaya de tu empresa, debe ser tratado con amabilidad y equidad. Tu comportamiento y asistencia durante el período de offboarding deben ser los mismos que si todavía estuviera trabajando para tu empresa. Como se mencionó anteriormente, los exempleados se convierten en embajadores de la marca de tu empresa, por lo que es importante tener momentos finales amigables y de apoyo con ellos.
3. Designa personal de offboarding
Para tener un proceso de offboarding fluido, asigna a alguien para que se encargue del proceso. Esto ayudará a garantizar que todos los pasos necesarios se completen de manera oportuna y precisa.
4. Haz que la despedida sea memorable
Haz que la despedida sea digna de recordar. Puedes agradecer su contribución a la empresa, darles una tarjeta de grupo u organizar un almuerzo de equipo. Estas prácticas dejarán un impacto positivo y permitirán que el empleado que se va se convierta en el embajador de la marca de tu empresa.
5. Apoya a los empleados que regresan
Después de que el empleado haya dejado tu empresa, mantente abierto a que regrese. Según el estudio de Skynova, el 42 % de los empleados que regresan rinden exactamente al mismo nivel que antes, mientras que el 38 % incluso muestra una mayor mejora en el rendimiento. Por eso es importante apoyar el regreso de los empleados si sus habilidades siguen siendo valiosas para tu empresa.
6. Sigue mejorando el proceso de offboarding
Con la dinámica corporativa en constante cambio, debes revisar tu proceso de offboarding regularmente y optimizarlo siempre que sea posible. Por ejemplo, ahora puedes usar herramientas automatizadas para automatizar algunos procesos de offboarding. Del mismo modo, puedes obtener comentarios de los empleados que se van y hacer los cambios. En general, el objetivo debe ser mantener el proceso de offboarding simple, preciso y satisfactorio para ambas partes.
Conclusión: mejora tu juego de offboarding
El offboarding de empleados es un proceso que toda empresa debe ofrecer. Un proceso de offboarding bien ejecutado supone una despedida satisfactoria para el empleado y ayuda a la empresa a cumplir con todos los requisitos normativos y corporativos. Para ello, la mejor manera es crear una checklist de offboarding y asignar personal para agilizar todo el proceso. Por lo tanto, concluiremos recomendándote que utilices esta guía como referencia y mejores tu juego de offboarding.
