Une entreprise ne peut pas fonctionner sans un service des ressources humaines. Cependant, les professionnels des RH sont souvent bloqués par des tâches administratives répétitives liées aux demandes des employés, aux demandes de congé, aux mises à jour d'informations et à d'autres tâches similaires. Ces activités les détournent des grandes initiatives auxquelles l'équipe RH pourrait contribuer, comme la création d'un lieu de travail axé sur les personnes, l'engagement avec les équipes, etc. De plus, de telles pratiques compromettent également la productivité et la satisfaction des employés. Pour y remédier, le libre-service employé entre en jeu.
Le libre-service employé est la clé pour permettre aux employés d'effectuer eux-mêmes des tâches mineures à majeures. Alors, approfondissons le sujet du libre-service employé et couvrons sa présentation, son importance, ses avantages et ses meilleures pratiques.
- Qu'est-ce que le libre-service employé ?
- Comment fonctionne le libre-service employé ?
- Pourquoi le libre-service employé est-il important ?
- 7 avantages du libre-service employé
- Meilleures pratiques pour le libre-service employé
- Conclusion
Qu'est-ce que le libre-service employé ?
Un libre-service employé est un portail ou un système qui permet aux employés d'accéder par eux-mêmes aux informations liées à l'informatique et aux RH. Cela peut inclure une base de connaissances, un service d'assistance, un portail de libre-service, etc.
Avec le libre-service employé, les employés peuvent :
- Consulter et mettre à jour leurs informations personnelles
- Accéder et télécharger des documents importants, tels que les formulaires fiscaux, les fiches de paie, etc.
- Consulter leurs horaires
- Envoyer des demandes de congé
- Envoyer des demandes d'équipement/fournitures
- Communiquer avec les responsables
- Accéder au matériel de formation
- Entrer en contact avec des collègues
- Accéder aux guides de dépannage
- Accéder aux informations sur les événements de l'entreprise
En bref, le libre-service employé donne plus de contrôle aux employés, les aide à gérer eux-mêmes les tâches administratives essentielles et optimise leur expérience de travail.
Comment fonctionne le libre-service employé ?
Le libre-service employé est essentiellement alimenté par une plateforme logicielle à partir de laquelle les employés peuvent accéder au portail de libre-service. Un flux de travail typique d'un portail de libre-service employé se déroule comme suit :
- Les employés se connectent au portail de libre-service en utilisant leurs identifiants attribués.
- Depuis le tableau de bord du portail, les employés peuvent accéder à différentes fonctionnalités, telles que l'accès aux informations personnelles, la demande de congé, le téléchargement de formulaires fiscaux, l'accès au matériel de formation, etc.
Le portail de libre-service employé est souvent lié au système RH afin de pouvoir fournir un accès à des informations à jour et permettre aux employés de gérer directement les tâches liées aux RH. En arrière-plan, il est de la responsabilité de l'employeur de maintenir le portail ESS à jour et riche en ressources pour les employés.
Pourquoi le libre-service employé est-il important ?
Un système de libre-service employé est important pour toutes les organisations qui visent à offrir une expérience modernisée aux employés pour les activités liées aux RH et à l'informatique. Il fournit une plateforme centralisée à partir de laquelle les nouvelles recrues et les employés de longue date peuvent accéder aux informations et gérer eux-mêmes les tâches essentielles de RH/informatique. Cela allège la charge des équipes RH et informatiques et donne aux employés plus de pouvoir et d'autonomie.
Un autre aspect important de l'ESS est lié à l'évolution de la dynamique d'entreprise. Aujourd'hui, 84 % des entreprises considèrent l'expérience employé comme une priorité commerciale cruciale. Deuxièmement, la culture d'entreprise hybride (à distance + sur site) exige également des solutions ESS. C'est pourquoi l'accent est mis sur les investissements liés aux nouveaux outils de service aux employés. Ainsi, le libre-service employé est un excellent moyen pour les entreprises d'améliorer l'expérience de leurs employés et d'augmenter leur productivité.
7 avantages du libre-service employé
Le système de libre-service employé offre de nombreux avantages. Découvrons quelques-uns des plus importants pour illustrer son rôle révolutionnaire dans l'écosystème d'entreprise actuel :
1. Améliorer la satisfaction des employés
Le système de libre-service employé donne aux employés un sentiment d'indépendance et de contrôle. Ils deviennent responsables de leurs informations et n'ont plus à attendre la réponse des RH. Ils bénéficient d'un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée, car ils peuvent mieux gérer les avantages sociaux et les congés via le portail. Tous ces aspects améliorent la satisfaction des employés. En fait, 80 % des responsables de l'expérience employé (EX) reconnaissent que le déploiement d'outils de libre-service, comme une base de connaissances, joue un rôle prépondérant dans l'augmentation de la satisfaction des employés.
2. Réduire la charge de travail des équipes RH et informatiques
Un autre avantage majeur du libre-service employé est la réduction de la charge de travail des équipes RH et informatiques. Par exemple, environ 32 % des organisations considèrent que les données inexactes des employés importées dans le système de paie constituent le principal défi en matière de conformité. Ainsi, s'il n'y a pas de système ESS, les employés doivent interagir avec l'équipe RH pour corriger l'erreur de paie. En revanche, un système ESS permet aux employés de corriger eux-mêmes ces erreurs.
De même, les employés rencontrant des complications techniques peuvent utiliser la base de connaissances au lieu de contacter un membre de l'équipe informatique. Cela réduit considérablement la charge de travail des équipes RH et informatiques. De plus, ce gain de temps peut être consacré à d'autres activités de valeur.
3. Réduire les coûts de support
Le libre-service employé réduit également les coûts de support. Lorsque les équipes RH et informatiques sont moins impliquées dans des tâches répétitives, les ressources dont elles ont besoin diminuent. L'entreprise n'a pas besoin d'ajouter de nouveaux membres aux équipes RH et informatiques lorsque l'activité se développe. Le même système ESS peut gérer efficacement un plus grand nombre d'employés.
4. Meilleure conformité
Le libre-service employé améliore également la posture de conformité d'une organisation. L'équipe RH doit vérifier de nombreux aspects juridiques. Par exemple, la déclaration en temps voulu des informations fiscales des employés ou la vérification des antécédents. Bien que le système ESS ne puisse garantir des opérations 100 % sans erreur, il peut les réduire. Les employés peuvent remplir les informations eux-mêmes au lieu que les membres des RH saisissent les données des nouveaux employés.
5. Accès facile à l'information
Le libre-service employé rend les choses transparentes et facilement accessibles aux employés. Ils disposent d'un portail tout-en-un pour accéder aux informations relatives aux RH et à la base de connaissances informatiques. Par exemple, les employés peuvent facilement consulter leurs jours de vacances restants, leur période d'inscription et bien plus encore. Cela permet aux employés et aux équipes RH/informatiques de gagner un temps considérable.
6. Plateforme de communication
Le portail de libre-service employé peut également servir de plateforme de communication interne. Les employés peuvent communiquer avec d'autres collègues ou avec la direction. De plus, la direction peut utiliser le portail pour envoyer des mises à jour relatives à l'entreprise.
7. Améliorer la culture d'entreprise
Le libre-service employé fait de la culture d'entreprise une culture axée sur les personnes. Il crée un environnement plus transparent, efficace et ouvert pour les employés. Les employés n'ont pas à se déplacer pour obtenir des réponses ou à interagir avec différentes personnes pour résoudre leurs problèmes.
Meilleures pratiques pour le libre-service employé
Saviez-vous que 70 % des petites et moyennes entreprises américaines ont adopté des systèmes de libre-service employé ? Les cas d'utilisation des systèmes ESS tiennent de plus en plus compte du large éventail d'avantages. Ainsi, si votre organisation déploie ou a déjà déployé un système ESS, les meilleures pratiques ci-dessous peuvent améliorer les résultats du système :
1. Choisir le bon logiciel
Le libre-service employé est un investissement unique. Il est donc important de choisir le bon logiciel qui correspond à vos besoins. Pour ce faire, la meilleure approche consiste d'abord à interagir avec les employés et à comprendre leurs attentes concernant le système ESS. Ensuite, présélectionnez les fonctionnalités que vous attendez du logiciel. Enfin, recherchez les meilleures solutions logicielles et choisissez celle qui répond le mieux à vos besoins.
2. Maintenir la base de connaissances à jour
Assurez-vous que le contenu de la base de connaissances est à jour. Si votre entreprise a intégré de nouveaux systèmes ou de nouvelles solutions matérielles/logicielles, assurez-vous que les guides correspondants sont mis à jour dans la base de connaissances.
3. Intégrer un chatbot IA dans l'ESS
Le chatbot IA est un agent virtuel intelligent qui peut avoir des conversations de type humain et aider les employés à obtenir les réponses qu'ils recherchent. Par exemple, VOC AI Agent est un chatbot IA que vous pouvez entraîner avec les données de votre entreprise et qui peut ensuite aider les employés en répondant directement à leurs questions. De cette façon, les employés n'ont pas à faire défiler les pages pour trouver la bonne réponse. Ils peuvent poser des questions au chatbot et obtenir la réponse immédiatement.
4. Créer des tutoriels sur l'ESS
Bien que la plupart des logiciels ESS soient faciles à utiliser, les employés non techniques peuvent encore les trouver difficiles. De plus, vous voulez vous assurer que les employés tirent le meilleur parti du système ESS. Il est donc important de créer des tutoriels ESS complets pour former les employés en profondeur sur le système.
5. Encourager les employés à utiliser l'ESS
Pour maximiser les avantages du libre-service employé, vous devez vous assurer que les employés l'utilisent. Pour ce faire, vous devez les encourager à utiliser le système ESS au lieu d'envoyer des requêtes aux équipes RH et informatiques.
6. Mettre à jour le système ESS avec les commentaires des employés
Ce n'est pas grave si le système ESS ne répond pas initialement à toutes les attentes. Une fois que les employés se sont familiarisés avec le système, vous pouvez leur demander de donner leur avis et de suggérer des améliorations. Sur cette base, vous pouvez mettre à jour le système pour qu'il corresponde aux désirs et aux attentes des employés.
7. Assurer des mesures de sécurité robustes
Le système de libre-service employé a accès à des informations sensibles sur les employés et l'entreprise. Il est donc important de mettre en œuvre des mesures de sécurité robustes pour bloquer l'accès non autorisé aux informations sensibles. Cela inclut l'authentification multifacteur, les protocoles de chiffrement, les audits de sécurité, etc. De plus, il faut également former les employés aux meilleures pratiques de sécurité.
Conclusion
Le libre-service employé est le système modernisé et indispensable de l'ère de l'entreprise actuelle. Il apporte une plus grande satisfaction des employés, une réduction de la charge de travail des RH/informatiques, une diminution des coûts, un accès facile à l'information, une meilleure conformité, et plus encore. Tout ce qu'il faut, c'est configurer le bon système ESS qui correspond aux attentes des employés. Par conséquent, nous conclurons en vous recommandant d'améliorer votre jeu en matière de libre-service employé et d'offrir aux employés une expérience de travail plus autonome et transparente.
