Lorsqu'un employé décide de partir de manière inattendue, cela peut être un choc pour l'employeur et entraîner des perturbations sur le lieu de travail. De même, un processus d'offboarding mal géré peut entraîner l'insatisfaction de l'employé sur le départ, qui pourrait partager son expérience en ligne, où de nouveaux employés et clients potentiels peuvent la voir. Cela peut avoir un impact sur la réputation de la marque, la rétention des employés et l'acquisition de talents.
Il est donc important de disposer d'un processus d'offboarding stratégique qui comprend une checklist complète et suit les meilleures pratiques. C'est l'objet de ce guide. Vous y apprendrez tout ce qui concerne l'offboarding des employés, y compris sa présentation générale, sa checklist et quelques bonnes pratiques essentielles.
- Qu'est-ce que l'offboarding ?
- Pourquoi l'offboarding est-il important ?
- Comment gérer le départ d'un employé : la checklist complète de l'offboarding
- Meilleures pratiques pour l'offboarding des employés
- Conclusion – Améliorez votre processus d'offboarding
Qu'est-ce que l'offboarding ?
L'offboarding est le processus de transition de l'employé sur le départ hors de l'entreprise. Ce processus est exécuté que l'employé parte volontairement ou involontairement.
L'offboarding consiste à :
- Assurer une séparation en douceur avec l'ancien employé.
- Faciliter la transition de l'ancien employé au nouveau.
- Protéger l'entreprise contre les poursuites judiciaires.
- Améliorer le recrutement de nouveaux employés.
- Aider l'entreprise à se développer et à améliorer sa structure.
- Maintenir la sécurité des données et des accès.
- Soutenir la transition de carrière de l'employé sur le départ.
L'offboarding ne consiste pas à :
- Critiquer ou attaquer l'employé sur le départ.
- Convaincre l'employé de prolonger son départ ou de rester.
- Créer des obstacles inutiles.
En bref, l'offboarding d'un employé est le processus complet qui consiste à faire passer le statut d'un employé à « ancien » tout en respectant toutes les exigences de l'entreprise et les exigences légales avec professionnalisme.
Pourquoi l'offboarding est-il important ?
Un processus d'offboarding bien stratégique garantit non seulement une manière élégante de gérer le départ des employés, mais offre également de nombreux autres avantages à l'entreprise. Les points ci-dessous souligneront l'importance de l'offboarding :
- Sécurité améliorée : il améliore la sécurité des données et des informations sensibles de l'entreprise en révoquant correctement les accès et en assurant le transfert des données.
- Collecte appropriée des actifs de l'entreprise : il garantit la collecte appropriée et complète des actifs fournis par l'entreprise, ce qui contribue à protéger les données/actifs contre toute utilisation abusive.
- Réduction des menaces juridiques : il garantit que les contrats de travail sont correctement clôturés, ce qui contribue à réduire les menaces juridiques ou les poursuites de la part d'anciens employés.
- Analyses pertinentes : le processus d'offboarding approfondi aide la direction, le service des ressources humaines et les managers à examiner les causes profondes du départ. Par la suite, votre entreprise peut prendre les décisions nécessaires pour améliorer le recrutement et la rétention.
- Les anciens employés comme ambassadeurs de la marque : les anciens employés deviennent les clients et les ambassadeurs de la marque de l'entreprise. Un processus d'offboarding bien exécuté laisse une impression positive sur les employés et leur permet d'agir en tant qu'ambassadeurs de la marque gratuits.
Dans l'ensemble, le processus d'offboarding des employés est la clé pour rationaliser le départ des employés, protéger l'entreprise contre les menaces et optimiser les processus de l'entreprise.
Comment gérer le départ d'un employé : la checklist complète de l'offboarding
Un processus d'offboarding bien structuré permet à l'entreprise et à l'employé de gérer progressivement la phase finale des interactions sans se retrouver dans une situation stressante ou délicate. Voici donc la checklist complète de l'offboarding pour mettre en place un processus d'offboarding efficace :
1. Communiquer le départ
Une fois le départ de l'employé confirmé, la première chose à faire est de communiquer le départ. Informez l'équipe que leur coéquipier s'en va pour éviter les ragots indésirables sur le lieu de travail. En plus de l'équipe, communiquez la nouvelle du départ aux managers, au service informatique/RH et à d'autres personnes concernées afin que les processus nécessaires soient mis en œuvre.
2. Transfert de connaissances
Si vous avez déjà planifié le successeur, cette étape devrait être facile pour vous. Au cours de cette étape, vous demanderez à l'employé sur le départ de transférer ses connaissances et de former le successeur.
Même si vous n'avez pas encore de successeur, vous pouvez créer une documentation qui comprend :
- Tâches en cours
- Planning quotidien/hebdomadaire
- Outils/ressources utilisés
- Processus clés
- Conseils/astuces
La documentation de toutes ces informations aidera le successeur à obtenir la formation nécessaire et à commencer rapidement à travailler là où le travail a été laissé.
3. Mettre à jour l'accès au système
L'un des points cruciaux de la checklist d'offboarding est la révocation de l'accès au système et la récupération des actifs de l'entreprise. Demandez à l'équipe informatique de révoquer l'accès au système de l'employé. Cela peut inclure :
- Plateformes d'e-mails
- Outils CRM
- Solutions intranet
- Comptes de réseaux sociaux
- Tableaux de bord des ventes
- Bases de données de contenu
En bref, toutes les plateformes et tous les canaux à partir desquels les employés peuvent accéder aux données de l'entreprise ou les utiliser doivent être révoqués. Ensuite, mettez également à jour les organigrammes et l'annuaire de l'entreprise.
4. Récupérer les actifs de l'entreprise
Ensuite, assurez-vous de récupérer tous les actifs de l'entreprise auprès de l'employé qui s'en va. Cela peut concerner les ordinateurs portables, les gadgets technologiques, les véhicules ou tout autre type de matériel appartenant à l'entreprise.
5. Remplir les documents nécessaires
L'offboarding implique de remplir certains documents. Assurez-vous que tous les documents sont remplis. Cela peut inclure :
- Informations sur le plan 401 (k)
- Accord de non-divulgation
- Documents fiscaux
- Accords de non-concurrence
- Informations sur l'assurance maladie
Les formalités administratives et les obligations légales peuvent varier d'une entreprise à l'autre. Par conséquent, menez à bien ce processus pour éviter toute complication juridique ultérieure.
6. Finaliser le processus de paiement final
Assurez-vous de régler tous les paiements de l'employé qui s'en va. Remettez-lui son dernier bulletin de paie et retirez-le de la liste de paie de l'entreprise.
7. Organiser un entretien de départ
Un autre élément important de la checklist d'offboarding est l'organisation d'un entretien de départ. Vous devriez interroger l'employé qui s'en va pour en savoir plus sur son expérience au sein de l'entreprise. Vous pouvez lui demander son avis sur la culture d'entreprise, la charge de travail, la direction, les collègues et d'autres éléments.
Vous pouvez présélectionner quelques questions d'entretien à l'avance pour maximiser les résultats de l'entretien. Les questions peuvent porter sur :
- Le poste était-il à la hauteur de vos attentes ?
- Comment était l'environnement de travail ?
- Comment était votre relation avec vos collègues et votre responsable ?
- Qu'avez-vous le plus admiré ?
- Quelles sont vos suggestions sur les points que nous devrions améliorer ?
En résumé, menez un entretien approfondi pour aider l'entreprise à améliorer son espace de travail et à optimiser les domaines où elle est à la traîne.
8. Fournir les documents de départ
Le dernier point de la checklist d'offboarding concerne la fourniture des documents de départ. Les types de documents peuvent varier d'une entreprise à l'autre. Il peut s'agir du solde de tout compte, du certificat de travail, de l'attestation d'expérience, et d'autres documents similaires. Si l'employé demande une référence, vous pouvez également la lui fournir.
Meilleures pratiques pour l'offboarding des employés
Maintenant que nous avons vu comment gérer le départ d'un employé, penchons-nous sur quelques meilleures pratiques liées à l'offboarding pour améliorer encore l'efficacité de ce processus :
1. Gérer la perte de productivité
Lorsqu'un employé part (de manière planifiée ou soudaine), de nombreuses responsabilités et de nombreux projets sont mis en attente jusqu'à ce qu'un remplaçant soit trouvé. Parfois, il est demandé à d'autres employés de combler le vide, ce qui peut rendre l'environnement de travail stressant.
Pour y remédier, vous devez comprendre comment le départ d'un employé affectera les autres employés et le projet. Rémunérez les employés pour le travail supplémentaire qu'ils effectueront et essayez de trouver un remplaçant rapidement. En fait, il est recommandé qu'un remplaçant soit embauché avant le départ de l'employé pour un transfert de connaissances efficace.
2. Faire preuve de bienveillance et d'équité
Même si l'employé quitte votre entreprise, il doit être traité avec bienveillance et équité. Votre comportement et votre aide pendant la période d'offboarding doivent être les mêmes que s'il travaillait encore pour votre entreprise. Comme mentionné précédemment, les anciens employés deviennent les ambassadeurs de la marque de votre entreprise, il est donc important de passer des derniers moments amicaux et encourageants avec eux.
3. Désigner un responsable de l'offboarding
Pour un processus d'offboarding fluide, désignez une personne pour le gérer. Cela permettra de s'assurer que toutes les étapes nécessaires sont réalisées rapidement et avec précision.
4. Rendre l'au revoir mémorable
Faites en sorte que l'au revoir soit mémorable. Vous pouvez saluer leur contribution à l'entreprise, leur offrir une carte signée par l'équipe ou organiser un déjeuner d'équipe. Ces pratiques laisseront un impact positif et permettront à l'employé qui part de devenir l'ambassadeur de la marque de votre entreprise.
5. Soutenir le retour des employés
Une fois que l'employé a quitté votre entreprise, soyez ouvert à son retour. Selon l'étude de Skynova, 42 % des employés qui reviennent ont exactement le même niveau de performance qu'auparavant, tandis que 38 % montrent même une amélioration de leurs performances. C'est pourquoi il est important de soutenir le retour des employés si leurs compétences sont toujours précieuses pour votre entreprise.
6. Améliorer continuellement le processus d'offboarding
Avec l'évolution rapide des dynamiques d'entreprise, vous devez revoir régulièrement votre processus d'offboarding et l'optimiser si possible. Par exemple, vous pouvez maintenant utiliser des outils automatisés pour automatiser certains processus d'offboarding. De même, vous pouvez obtenir les commentaires des employés qui partent et apporter les changements nécessaires. Globalement, l'objectif doit être de maintenir le processus d'offboarding simple, précis et satisfaisant pour les deux parties.
Conclusion – Passez à la vitesse supérieure en matière d'offboarding
L'offboarding des employés est un processus que chaque entreprise doit mettre en place. Un processus d'offboarding bien exécuté permet un départ satisfaisant pour l'employé et aide l'entreprise à remplir toutes les exigences réglementaires et d'entreprise. Pour cela, la meilleure façon est de créer une checklist d'offboarding et de désigner du personnel pour rationaliser l'ensemble du processus. Par conséquent, nous conclurons en vous recommandant d'utiliser ce guide comme référence et de passer à la vitesse supérieure en matière d'offboarding.
