Quando um funcionário decide sair inesperadamente, pode ser um choque para o empregador e pode levar a perturbações no local de trabalho. Da mesma forma, um processo de offboarding mal gerido pode resultar em insatisfação para o funcionário que está de saída, que pode partilhar a sua experiência online, onde potenciais novos funcionários e clientes a podem ver. Isto pode afetar a reputação da marca, a retenção de funcionários e a aquisição de talentos.
Portanto, é importante ter um processo de offboarding estratégico que inclua um checklist completo de offboarding e siga as melhores práticas. É disso que se trata este guia. Aqui, aprenderá tudo o que está relacionado com o offboarding de funcionários, incluindo a sua visão geral, checklist e algumas das principais melhores práticas.
- O que é o Offboarding?
- Porque é que o Offboarding é Importante?
- Como Fazer o Offboarding de um Funcionário: O Checklist Completo de Offboarding
- Melhores Práticas para o Offboarding de Funcionários
- Conclusão – Melhore o seu Jogo de Offboarding
O que é o Offboarding?
Offboarding é o processo de transição do funcionário que está de saída da empresa. Este processo é executado quer o funcionário saia voluntária ou involuntariamente.
O offboarding consiste em:
- Separação tranquila do antigo funcionário.
- Facilitar a transição do antigo funcionário para o novo.
- Proteger a empresa de processos judiciais.
- Melhorar a contratação de novos funcionários.
- Ajudar a empresa a crescer e a melhorar a estrutura da empresa.
- Manter a segurança dos dados e do acesso.
- Apoiar a transição de carreira do funcionário que está de saída.
O offboarding não consiste em:
- Criticar ou atacar o funcionário que está de saída.
- Convencer o funcionário a prolongar a sua saída ou a ficar.
- Criar barreiras desnecessárias.
Em suma, o offboarding de funcionários é o processo completo de alteração do estatuto de um funcionário para "antigo", seguindo todos os requisitos da empresa e legais com profissionalismo.
Porque é que o Offboarding é Importante?
Um processo de offboarding bem estratégico não só garante uma forma elegante de fazer o offboarding dos funcionários, como também oferece muitos outros benefícios para a empresa. Os pontos abaixo destacarão a importância do offboarding:
- Segurança Melhorada: Melhora a segurança dos dados e informações sensíveis da empresa, revogando adequadamente o acesso e a transferência de dados.
- Recolha Adequada dos Ativos da Empresa: Garante a recolha adequada e completa dos ativos fornecidos pela empresa, o que ajuda a proteger os dados/ativos de utilização indevida.
- Ameaças Legais Reduzidas: Garante que os contratos dos funcionários são encerrados corretamente, o que ajuda a reduzir ameaças legais ou processos judiciais de antigos funcionários.
- Análises Esclarecedoras: O processo de offboarding completo ajuda a gestão de topo, o departamento de RH e os gestores a analisar as causas profundas do offboarding. Posteriormente, a sua empresa pode tomar as decisões necessárias para melhorar o recrutamento e a retenção.
- Antigos Funcionários como Embaixadores da Marca: Os antigos funcionários tornam-se clientes e embaixadores da marca da empresa. Um processo de offboarding bem executado deixa uma impressão positiva nos funcionários e permite-lhes atuar como embaixadores da marca gratuitos.
No geral, o processo de offboarding de funcionários é a chave para otimizar a saída dos funcionários, proteger a empresa de ameaças e otimizar os processos da empresa.
Como Fazer o Offboarding de um Funcionário: O Checklist Completo de Offboarding
Um processo de offboarding bem estruturado permite que a empresa e o funcionário lidem gradualmente com a fase final das interações sem entrar numa situação stressante ou embaraçosa. Portanto, aqui está o checklist completo de offboarding para definir um processo de offboarding eficaz:
1. Comunicar a Saída
Assim que o offboarding do funcionário for confirmado, a primeira coisa a fazer é comunicar a saída. Informe a equipa de que o seu colega está de saída para evitar boatos indesejados no local de trabalho. Além da equipa, comunique a notícia da saída aos gestores, ao departamento de TI/RH e a outros semelhantes para que os processos necessários sejam realizados.
2. Transferência de Conhecimento
Se já planeou o sucessor, este passo deve ser fácil para si. Neste passo, pedirá ao funcionário que está de saída para transferir o seu conhecimento e treinar o sucessor.
Mesmo que ainda não tenha o sucessor, pode criar uma documentação que envolva:
- Tarefas em andamento
- Horário diário/semanal
- Ferramentas/recursos utilizados
- Processos chave
- Dicas/truques
Documentar toda esta informação ajudará o sucessor a obter a formação necessária e a começar rapidamente a trabalhar a partir de onde foi deixado.
3. Atualizar o Acesso ao Sistema
Um dos itens cruciais do checklist de offboarding é revogar o acesso ao sistema e recuperar os ativos da empresa. Peça à equipe de TI para revogar o acesso do funcionário ao sistema. Isso pode incluir:
- Plataformas de e-mail
- Ferramentas de CRM
- Soluções de intranet
- Contas de redes sociais
- Painéis de vendas
- Bancos de dados de conteúdo
Em resumo, todas as plataformas e canais de onde os funcionários podem acessar ou usar dados da empresa devem ser revogados. Depois, atualize também os organogramas e o diretório da empresa.
4. Recupere os Ativos da Empresa
Em seguida, certifique-se de recuperar todos os ativos da empresa do funcionário que está saindo. Isso pode envolver laptops, gadgets de tecnologia, veículos ou qualquer tipo de ativo de hardware que pertença à empresa.
5. Preencha a Documentação Necessária
O offboarding envolve o preenchimento de alguma documentação. Certifique-se de que toda a documentação seja preenchida. Isso pode incluir:
- Informações do 401 (k)
- Acordo de confidencialidade
- Documentos fiscais
- Acordos de não concorrência
- Informações do exame de saúde
A documentação e as obrigações legais podem variar de empresa para empresa. Portanto, conclua este processo adequadamente para evitar complicações legais mais tarde.
6. Conclua o Processo de Pagamento Final
Certifique-se de quitar todos os pagamentos do funcionário que está saindo. Entregue o contracheque final e remova-o da folha de pagamento da empresa.
7. Agende uma Entrevista de Desligamento
Outro elemento importante do checklist de offboarding é agendar uma entrevista de desligamento. Você deve entrevistar o funcionário que está saindo para saber sobre sua experiência com a empresa. Você pode pedir feedback sobre a cultura da empresa, carga de trabalho, gestão, colegas e outros elementos.
Você pode pré-selecionar algumas perguntas de entrevista para maximizar os resultados da entrevista. As perguntas podem ser sobre:
- O trabalho atendeu às suas expectativas?
- Como era o ambiente de trabalho?
- Como era seu relacionamento com seus colegas de trabalho e gerente?
- O que você mais admirou?
- Quais são suas sugestões sobre áreas que devemos melhorar?
No geral, realize uma entrevista completa para ajudar a empresa a melhorar seu espaço de trabalho e otimizar as áreas em que está defasada.
8. Forneça a Documentação de Saída
O último ponto no checklist de offboarding é sobre o fornecimento da documentação de saída. Os tipos de documentos podem variar de empresa para empresa. Isso pode incluir o pagamento final, certificado de serviço, carta de experiência e outros semelhantes. Se o funcionário pedir uma referência, você também pode fornecê-la.
Melhores Práticas para o Offboarding de Funcionários
Agora que vimos como fazer o offboarding de um funcionário, vamos destacar algumas melhores práticas relacionadas ao offboarding para aumentar ainda mais a eficiência desse processo:
1. Lide com a Perda de Produtividade
Quando um funcionário sai (de forma planejada ou repentina), muitas responsabilidades e projetos são suspensos até que um substituto seja encontrado. Às vezes, outros funcionários são solicitados a preencher a lacuna, o que pode tornar o ambiente de trabalho estressante.
Para lidar com isso, você deve entender como a saída de um funcionário afetará os outros funcionários e o projeto. Compense os funcionários pelo trabalho adicional que eles farão e tente encontrar um substituto rapidamente. Na verdade, recomenda-se que um substituto seja contratado antes da saída do funcionário para uma transferência de conhecimento eficaz.
2. Garanta Gentileza e Justiça
Embora o funcionário esteja deixando sua empresa, ele deve ser tratado com gentileza e justiça. Seu comportamento e assistência durante o período de offboarding devem ser os mesmos de quando ele ainda trabalhava para sua empresa. Como mencionado anteriormente, ex-funcionários se tornam embaixadores da marca da sua empresa, por isso é importante ter momentos finais amigáveis e de apoio com eles.
3. Designe um Responsável pelo Offboarding
Para ter um processo de offboarding tranquilo, designe alguém para cuidar do processo de offboarding. Isso ajudará a garantir que todas as etapas necessárias sejam concluídas de forma rápida e precisa.
4. Torne a Despedida Memorável
Faça com que a despedida seja digna de ser lembrada. Você pode reconhecer a contribuição deles para a empresa, dar-lhes um cartão de grupo ou organizar um almoço de equipe. Essas práticas deixarão um impacto positivo e permitirão que o funcionário que está saindo se torne o embaixador da marca da sua empresa.
5. Apoie o Retorno de Funcionários
Depois que o funcionário deixar sua empresa, esteja aberto ao seu retorno. De acordo com o estudo da Skynova, 42% dos funcionários que retornam têm o mesmo nível de desempenho de antes, enquanto 38% apresentam até uma melhoria de desempenho. É por isso que é importante apoiar o retorno de funcionários se suas habilidades ainda forem valiosas para sua empresa.
6. Continue Melhorando o Processo de Offboarding
Com a dinâmica corporativa em rápida mudança, você deve revisar seu processo de offboarding regularmente e otimizá-lo sempre que possível. Por exemplo, agora você pode usar ferramentas automatizadas para automatizar alguns processos de offboarding. Da mesma forma, você pode obter feedback dos funcionários que estão saindo e fazer as alterações. No geral, o objetivo deve ser manter o processo de offboarding simples, preciso e satisfatório para ambas as partes.
Conclusão – Aprimore seu Processo de Offboarding
O offboarding de funcionários é um processo que toda empresa precisa oferecer. Um processo de offboarding bem executado proporciona uma despedida satisfatória ao funcionário e ajuda a empresa a cumprir todos os requisitos regulatórios e corporativos. Para isso, a melhor maneira é criar um checklist de offboarding e designar pessoal para otimizar todo o processo. Portanto, concluiremos recomendando que você use este guia como referência e aprimore seu processo de offboarding.
