Una empresa no puede funcionar sin un departamento de RR. HH. Sin embargo, los profesionales de RR. HH. a menudo se ven atrapados en tareas administrativas repetitivas relacionadas con consultas de empleados, solicitudes de vacaciones, actualizaciones de información y otras similares. Estas actividades restan tiempo a grandes iniciativas a las que el equipo de RR. HH. podría contribuir, como la creación de un lugar de trabajo centrado en las personas, la interacción con los equipos, etc. Además, estas prácticas también comprometen la productividad y la satisfacción de los empleados. Para hacer frente a esto, entra en acción el autoservicio del empleado.
El autoservicio del empleado es la clave para capacitar a los empleados para que realicen tareas, desde las más pequeñas hasta las más importantes, por su cuenta. Así que, profundicemos en el autoservicio del empleado y cubramos su descripción general, importancia, beneficios y mejores prácticas.
- ¿Qué es el autoservicio del empleado?
- ¿Cómo funciona el autoservicio del empleado?
- ¿Por qué es importante el autoservicio del empleado?
- 7 beneficios del autoservicio del empleado
- Mejores prácticas para el autoservicio del empleado
- Conclusión
¿Qué es el autoservicio del empleado?
El autoservicio del empleado es un portal o sistema que permite a los empleados acceder por su cuenta a información relacionada con TI y RR. HH. Esto puede incluir una base de conocimientos, un servicio de asistencia, un portal de autoservicio, etc.
Con el autoservicio del empleado, los empleados pueden:
- Ver y actualizar la información personal
- Acceder y descargar documentos importantes, como formularios de impuestos, recibos de sueldo, etc.
- Consultar sus horarios
- Enviar solicitudes de vacaciones
- Enviar solicitudes de equipo/suministros
- Comunicarse con los gerentes
- Acceder a materiales de aprendizaje
- Conectarse con colegas
- Acceder a guías de solución de problemas
- Acceder a información sobre eventos de la empresa
En resumen, el autoservicio del empleado otorga más control a los empleados, les ayuda a gestionar tareas administrativas esenciales por su cuenta y optimiza su experiencia laboral.
¿Cómo funciona el autoservicio del empleado?
El autoservicio del empleado funciona básicamente a través de una plataforma de software desde la cual los empleados pueden acceder al portal de autoservicio. Un flujo de trabajo típico del portal de autoservicio del empleado sería el siguiente:
- Los empleados inician sesión en el portal de autoservicio utilizando las credenciales que se les han asignado.
- Desde el panel del portal, los empleados pueden acceder a diferentes funcionalidades, como acceder a información personal, solicitar vacaciones, descargar formularios de impuestos, acceder a materiales de formación, etc.
El portal de autoservicio del empleado suele estar vinculado al sistema de RR. HH. para que pueda proporcionar acceso a información actualizada y permitir que los empleados gestionen directamente las tareas relacionadas con RR. HH. En el backend, es responsabilidad del empleador mantener el portal de ESS actualizado y con recursos para los empleados.
¿Por qué es importante el autoservicio del empleado?
Un sistema de autoservicio del empleado es importante para todas las organizaciones que buscan ofrecer una experiencia modernizada a los empleados para las actividades relacionadas con RR. HH. y TI. Proporciona una plataforma centralizada desde donde los nuevos empleados y los empleados con antigüedad pueden acceder a la información y gestionar tareas esenciales de RR. HH./TI por su cuenta. Esto reduce la carga de los equipos de RR. HH. y TI y capacita a los empleados para obtener más empoderamiento y autonomía.
Otro aspecto importante del ESS está relacionado con la dinámica corporativa cambiante. Hoy en día, el 84 % de las empresas considera que la experiencia del empleado es una prioridad empresarial crucial. En segundo lugar, la cultura corporativa híbrida (remota + presencial) también está demandando soluciones de ESS. Es por eso que hay un enfoque prominente en las inversiones relacionadas con nuevas herramientas de servicio para empleados. Por lo tanto, el autoservicio del empleado es una excelente manera para que las empresas mejoren la experiencia de los empleados y aumenten su productividad.
7 beneficios del autoservicio del empleado
El sistema de autoservicio del empleado aporta muchos beneficios. Descubramos algunos de los más importantes para reflejar su papel revolucionario en el ecosistema corporativo actual:
1. Mejorar la satisfacción de los empleados
El sistema de autoservicio del empleado da una sensación de independencia y control a los empleados. Se hacen cargo de su información y ya no tienen que esperar a que RR. HH. responda. Consiguen un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal, ya que pueden gestionar mejor los beneficios y las ausencias a través del portal. Todos estos aspectos mejoran la satisfacción de los empleados. De hecho, el 80 % de los líderes de EX reconocen que la implementación de herramientas de autoservicio, como una base de conocimientos, tiene un papel destacado en el aumento de la satisfacción de los empleados.
2. Reducir la carga de los equipos de RR. HH. e TI
Otro beneficio destacado del autoservicio del empleado es la reducción de la carga para los equipos de RR. HH. e TI. Por ejemplo, alrededor del 32 % de las organizaciones consideran que los datos inexactos de los empleados importados en el sistema de nóminas son el principal desafío de cumplimiento. Por lo tanto, si no hay un sistema ESS, los empleados tienen que interactuar con el equipo de RR. HH. para corregir el error en la nómina. En cambio, un sistema ESS permite a los empleados corregir dichos errores por su cuenta.
Del mismo modo, los empleados con complicaciones técnicas pueden utilizar la base de conocimientos en lugar de contactar a un miembro del equipo de TI. Esto reduce significativamente la carga de los equipos de RR. HH. e TI. Además, este método de ahorro de tiempo se utiliza en otras actividades valiosas.
3. Reducir los costes de soporte
El autoservicio del empleado también reduce los costes de soporte. Cuando los equipos de RR. HH. e TI están menos involucrados en tareas repetitivas, los recursos que necesitan se reducen. La empresa no tiene que añadir nuevos miembros a los equipos de RR. HH. e TI cuando el negocio se expande. El mismo sistema ESS puede gestionar a más empleados de manera eficiente.
4. Mejor cumplimiento
El autoservicio del empleado también mejora la postura de cumplimiento de una organización. Hay muchas legalidades que el equipo de RR. HH. debe verificar. Por ejemplo, la presentación oportuna de los detalles fiscales de los empleados o la realización de una verificación de antecedentes. Aunque el sistema ESS no puede garantizar operaciones 100 % libres de errores, puede reducirlos. Los empleados pueden rellenar los detalles ellos mismos en lugar de que los miembros de RR. HH. presenten los detalles de los nuevos empleados.
5. Fácil acceso a la información
El autoservicio del empleado hace que las cosas sean transparentes y fácilmente accesibles para los empleados. Obtienen un portal todo en uno para acceder a los detalles relacionados con RR. HH. y a la base de conocimientos relacionada con TI. Por ejemplo, los empleados pueden consultar fácilmente sus días de vacaciones restantes, el período de inscripción y mucho más. Esto ahorra un tiempo significativo para los empleados y los equipos de RR. HH./TI.
6. Centro de comunicación
El portal de autoservicio del empleado también puede actuar como una plataforma de comunicación interna. Los empleados pueden comunicarse con otros compañeros o con la dirección. En segundo lugar, la dirección puede utilizar el portal para enviar actualizaciones relacionadas con la empresa.
7. Mejorar la cultura de la empresa
El autoservicio del empleado convierte la cultura de la empresa en una cultura que prioriza a las personas. Desencadena un entorno para los empleados que es más transparente, eficiente y abierto. Los empleados no tienen que desplazarse para obtener respuestas o interactuar con diferentes personas para resolver sus problemas.
Mejores prácticas para el autoservicio del empleado
¿Sabía que el 70 % de las pequeñas y medianas empresas de EE. UU. han adoptado sistemas de autoservicio para empleados? Los casos de uso de los sistemas ESS consideran cada vez más la amplia gama de beneficios. Por lo tanto, si su organización también está implementando o ha implementado un sistema ESS, las siguientes mejores prácticas pueden mejorar los resultados del sistema:
1. Elija el software adecuado
El autoservicio del empleado es una inversión única. Por lo tanto, es importante elegir el software adecuado que se alinee con sus necesidades. Para ello, el mejor enfoque es interactuar primero con los empleados y comprender sus expectativas sobre el sistema ESS. Después, preseleccione las características que desea del software. Por último, busque las mejores soluciones de software y elija la que mejor se adapte a sus necesidades.
2. Mantenga la base de conocimientos actualizada
Asegúrese de que el contenido de la base de conocimientos esté actualizado. Si su empresa ha incorporado nuevos sistemas o soluciones de hardware/software, asegúrese de que las guías pertinentes se actualicen en la base de conocimientos.
3. Integre un chatbot de IA en el ESS
El chatbot de IA es un agente virtual inteligente que puede mantener conversaciones similares a las humanas y ayudar a los empleados a obtener las respuestas que buscan. Por ejemplo, VOC AI Agent es uno de esos chatbots de IA que puede entrenar con los datos de su empresa y luego dejar que ayude a los empleados respondiendo directamente a sus consultas. De esta manera, los empleados no tienen que desplazarse para buscar la respuesta correcta. Pueden hacer preguntas al chatbot y obtener la respuesta de inmediato.
4. Cree tutoriales de ESS
Aunque la mayoría del software ESS es fácil de usar, los empleados no técnicos aún pueden encontrarlo un desafío. En segundo lugar, debe asegurarse de que los empleados maximicen sus beneficios del sistema ESS. Por lo tanto, es importante crear tutoriales de ESS exhaustivos para capacitar a los empleados sobre el sistema a fondo.
5. Anime a los empleados a usar el ESS
Para maximizar los beneficios del autoservicio del empleado, debe asegurarse de que los empleados lo utilicen. Para ello, debe animarlos a utilizar el sistema ESS en lugar de enviar consultas a los equipos de RR. HH. e TI.
6. Actualice el sistema ESS con los comentarios de los empleados
Está bien si el sistema ESS no cumple inicialmente con todas las expectativas. Una vez que los empleados se familiaricen con el sistema, puede pedirles que den su opinión y digan qué quieren mejorar. En función de eso, puede actualizar el sistema y hacerlo de acuerdo con el deseo y las expectativas de los empleados.
7. Garantice medidas de seguridad sólidas
El sistema de autoservicio del empleado tiene acceso a información sensible sobre los empleados y la empresa. Por lo tanto, es importante implementar medidas de seguridad sólidas para bloquear el acceso no autorizado a la información sensible. Esto implica autenticación multifactor, protocolos de cifrado, auditorías de seguridad y otros. Además, también capacite a los empleados sobre las mejores prácticas de seguridad.
Conclusión
El autoservicio del empleado es el sistema modernizado y muy necesario en la era corporativa actual. Aporta una mayor satisfacción de los empleados, una menor carga para RR. HH./TI, una reducción de costes, un fácil acceso a la información, un mejor cumplimiento y más. Todo lo que requiere es configurar el sistema ESS adecuado que se alinee con las expectativas de los empleados. Por lo tanto, concluiremos recomendándole que mejore su juego de autoservicio del empleado y ofrezca a los empleados una experiencia laboral más empoderada y fluida.
