ワークフォーススケジューリングは、事業運営を効率化するための鍵です。予期せぬ病気休暇や直前の欠勤は労働力においてよくあることであり、生産性の低下を避けるためには適切な対応が必要です。次に、時給制の労働者に依存する業界では、円滑な運営のために適切なワークフォーススケジュールが非常に重要になります。このため、ワークフォーススケジューリングは効果的な事業管理の中心的な要素となります。
よく組織された労働力を持ち、勝利するチームを構築するためには、堅実なワークフォーススケジューリングのフレームワークが必要です。そこで、本ガイドでは、そのプロセス、メリット、最適化のヒントなど、ワークフォーススケジューリングに関するすべてを解き明かします。
- ワークフォーススケジューリングとは？
- ワークフォーススケジューリングを必要とする業界
- ワークフォーススケジューリングはなぜ重要か？
- ワークフォーススケジューリングのプロセス
- ワークフォーススケジューリングの7つのメリット
- ワークフォーススケジューリングの4つの課題
- ワークフォーススケジューリングを最適化するための6つのヒント
- まとめ – ワークフォーススケジューリングで事業管理を向上させる
ワークフォーススケジューリングとは？
ワークフォーススケジューリングとは、従業員が今後数日、数週間、数ヶ月にわたって、どこで、いつ、どのくらいの時間働くかを決定するプロセスです。これは、あるシフトから次のシフトへの事業継続性を確保するために、全スタッフのための本格的な運用モデルを作成することです。
ワークフォーススケジューリングは、ワークフォースマネジメントの主要な構成要素であり、予測される作業負荷と業務を完了するために必要なリソースを考慮します。ワークフォーススケジュールは、現在の需要だけでなく、将来の需要に対するスケジュールも計画します。過去のデータ、予測記録、従業員のスキルレベル、季節性を分析し、個人を過重労働させたり、十分に活用しなかったりすることのないスケジュールを作成します。
ワークフォーススケジューリングを必要とする業界
ワークフォーススケジューリングは、時給制の労働者が関わるすべての業界で需要があります。Indeedによると、英国には約400万人のシフトワーカーがおり、これは全労働力の14%を占めています。同様に、米国には約2500万人のシフトワーカーがいます。これは、ワークフォーススケジューリングがさまざまなセクターで非常に重要であることを意味します。
ワークフォーススケジューリングを必要とする主な業界は次のとおりです。
簡単に言えば、ほぼすべての時間ベースで顧客中心の業界では、円滑な事業運営を確保するためにワークフォーススケジューリングが必要です。
ワークフォーススケジューリングはなぜ重要なのか？
ワークフォーススケジューリングは、単にシフトを組むだけではありません。サプライチェーンの遅延や直前の欠勤など、予期せぬ事態に巧みに対処することも含まれます。COVID-19のパンデミックは、状況がいかに突然変化しうるか、そして応答性が高く柔軟なスケジューリングシステムの重要性を私たちに教えてくれました。さらに、ワークロードの変動、季節的な需要、新しい規制などにより、ワークフォースマネジメントは以前よりも複雑になっています。
企業が効率的なワークフォーススケジューリングを確立すると、業務の継続性、顧客の期待への対応、安全性/法的要件の遵守につながります。それに加えて、予測可能で公正な労働時間が得られるため、従業員の満足度も向上します。したがって、企業が効果的なスケジュールを作成するためにワークフォーススケジューリングに取り組むことは重要です。
ワークフォーススケジューリングのプロセス
ワークフォーススケジューリングでは、適切な人材を適切な場所と時間に配置するために、より高度な管理能力と戦術的な専門知識が求められます。しかし、それは見た目以上に困難です。手作業の一部を減らすために、ワークフォースマネジメントソフトウェアを利用するのが最善です。
一般的なワークフォーススケジューリングのプロセスには、次のステップが含まれます。
1. 需要と供給の理解
企業は時期によって異なる人員配置の需要を抱えています。したがって、最初のステップは需要と供給を理解することです。そのためには、過去のデータ、現在の需要、将来の予測、その他の要因を調べる必要があります。それに基づいて、人員配置とリソースのニーズを見積もることができます。
2. 従業員インベントリのリストアップ
従業員はそれぞれ異なるスキルを持っています。また、特定のシフトでしか働けない従業員もいます。したがって、すべての従業員とそのスキル、勤務可能時間、その他の要素をリストアップしたインベントリを作成することが重要です。これは後でより良いスケジューリングに役立ちます。
3. ワークフォーススケジュールの草案作成
需要と供給の概要、そして包括的な従業員インベントリが手に入ったので、ワークフォーススケジュールを作成できます。ワークフォースマネジメントソフトウェアやその他の方法を使用して、スケジュールの草案を作成できます。
4. スケジュールにバックアッププランを組み込む
事態は急変することがあります。予期せぬ需要の急増、サプライチェーンの混乱、主要な従業員からの病欠申請などに直面するかもしれません。このような状況では、物事を継続させるためのバックアッププランを作成する必要があります。したがって、待機スタッフを配置したり、従業員にクロストレーニングを実施したり、必要に応じて補充できるパートタイムや臨時労働者のリストを維持したりすることで、スケジュールに柔軟性を持たせることが不可欠です。
5. ワークフォーススケジュールの伝達
ワークフォーススケジュールが確定したら、すべての従業員と関係者に伝達します。任意のプラットフォームを使用してスケジュールを伝えることができます。
6. 継続的な改善
ワークフォーススケジューリングには、継続的なチェックと更新が必要です。各サイクルの後、現在および将来の予測に従ってスケジュールを見直し、それに応じて調整します。
ワークフォーススケジューリングの7つのメリット
特に時給制で運営されている企業にとって、ワークフォーススケジューリングは選択肢ではありません。では、企業がワークフォーススケジューリングから得られるメリットは何でしょうか。以下に示します。
1. より良い意思決定
ワークフォーススケジューリングにより、管理者は複雑なシフト、従業員の福利厚生、スキルギャップなどについて意思決定を行うことができます。企業は自社の労働力とリソースのニーズを把握し、それに応じて計画を立てることができます。
2. 最適化されたスケジュール
ワークフォーススケジューリングは、ビジネスのニーズと従業員の期待に沿った最適化されたスケジュールを作成するのに役立ちます。従業員は自分のスキルや勤務可能時間に応じて勤務スケジュールを希望することができます。さらに、必要に応じてスケジュールを再調整することが容易になります。
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3. 不確実性へのより良い対応
計画されたワークフォーススケジュールは柔軟性があり、バックアッププランが組み込まれているため、不確実性により良く対応できる立場にあります。たとえば、従業員が突然病欠を申請した場合でも、すぐに利用可能な代わりの人員を特定し、業務への支障を最小限に抑えることができます。
4. 生産性の向上
ワークフォーススケジューリングのもう一つの重要なメリットは、生産性の向上です。スケジュールは過去のデータ、予測、その他の要素に基づいて作成されます。これは、適切な人材が適切な場所と時間に配置されることを保証したことを意味します。この実践が生産性を向上させます。第二に、これはチームの活動や従業員間の協力を検討し、それに応じて将来の決定を下すための間接的な方法でもあります。
5. コスト削減
ワークフォーススケジューリングはコスト削減にもつながります。すべてが分析に基づいて決定されるため、閑散期に過剰な人員を配置することがなくなります。さらに、事前に設計されたバックアッププランにより、緊急事態における混乱やダウンタイムを低減できます。
6. 従業員の満足度と定着率の向上
従業員は、自分の勤務スケジュールが整理され、勤務可能時間と一致していることを好みます。ワークフォーススケジュールを作成する際には、各従業員のスキルと勤務可能時間を考慮する必要があります。これは、ほとんどの従業員が自分の好みや強みに合ったシフトを得られることを意味し、職務満足度の向上、ストレスの軽減、定着率の向上につながります。
7. コンプライアンスの確保
労働者の福利厚生に関する法規制はますます厳しくなっています。第二に、州や国によって異なる規制があります。ワークフォーススケジューリングでは、スケジュールを作成する際に関連する法律を考慮し、それらを効果的に遵守することができます。
ワークフォーススケジューリングの4つの課題
ワークフォーススケジューリングにはメリットがありますが、特に初心者にとっては課題も伴います。ワークフォーススケジューリングを始める際に直面する主な課題は次のとおりです。
1. 労働者の完全なリストの作成
ワークフォーススケジューリングには、労働者の完全なリストが必要です。これには、総労働者数、労働者の勤務可能時間、プロジェクトの場所、各シフトの要件などが含まれます。正確なリストを作成できないと、シフトの人員が過剰または不足したり、対立の可能性が高まったりします。
2. 埋まりにくいシフトのスケジューリング
一部のシフト時間帯、特に夜勤は埋まりにくいです。連続して深夜勤務を希望する従業員はほとんどいません。したがって、ワークフォーススケジューリングにおけるもう一つの課題は、埋まりにくいシフトをスケジュールすることです。
3. 突然の変更への対応
シフト開始のわずか1時間前に従業員が病欠の電話をしてきたらどうしますか？同様に、従業員が交通渋滞に巻き込まれたり、抗議活動で道路が封鎖されたりしたらどうしますか？このような状況では、代わりの人員を見つけて事業運営を継続するために、ワークフォーススケジュールを急遽変更する必要があります。事前にバックアッププランが準備されていない限り、これはワークフォーススケジュールにおける大きな課題となります。
4. 高い従業員離職率
燃え尽き症候群や過大なワークロードにより、予期せぬ高い従業員離職率を経験することがあります。これは事業運営に深刻な影響を与え、ワークフォースの再スケジューリングも必要とします。
ワークフォーススケジューリングを最適化するための6つのヒント
上記の課題に恐れをなしたとしても、ご安心ください。そのほとんどは、適切な戦略で解決可能です。それでは、ワークフォーススケジューリングの成果を最適化するための、最良の最適化のヒントをいくつかご紹介します。
- スケジューリング中の協力： ワークフォーススケジュールを作成する際に従業員と関わり、合意に基づいたスケジュールを作成するよう努めてください。
- ビジネスの需要に応じたスケジュール設定： ビジネスには繁忙期と閑散期があるかもしれません。ワークフォーススケジュールがこれらの需要に効果的に対応していることを確認してください。
- バックアッププランの作成： 緊急事態に対応するため、ワークフォーススケジューリングでバックアッププランを作成してください。これには、代わりの人員、従業員のクロストレーニング、臨時/パートタイム労働者のリストなどが含まれます。
- テクノロジーの活用： ワークフォースマネジメントソフトウェアやその他の最新技術の進歩を利用して、ワークフォーススケジューリングを作成してみてください。
- スケジュールの定期的な更新： 変化するビジネスの動向に基づいて、ワークフォーススケジュールを定期的に見直し、更新してください。
- スケジュールの早期確定： スケジュールを十分に前もって確定し、伝達することで、従業員がシフトの準備をするための十分な時間を与えてください。
ワークフォーススケジューリングとは、ビジネスと従業員のニーズに合った完璧なスケジュールを作成することです。したがって、完璧なワークフォーススケジュールを作成する技術を習得するまで、さまざまなテストプラクティスで最適化を続けてください。
まとめ – ワークフォーススケジューリングでビジネス管理を向上させる
ワークフォーススケジューリングは、時間ベースのシフトを管理し、事業運営を効率化するための優れた方法です。最適化されたスケジュール、コスト削減、従業員の満足度、生産性の向上につながります。したがって、まとめとして、企業がよく組織された労働力を持ち、混乱を減らすために、ワークフォーススケジューリングを検討することをお勧めします。
