Zoho Sign: ビジネス向けの包括的なデジタル署名ソリューション
今日の忙しいビジネス界では、時間が重要です。ペンと紙でビジネス文書に署名する従来の方法は、時間のかかるだけでなく手間もかかります。そこでZoho Signが登場します。Zoho Signは、ビジネス文書に署名する方法を完全に変えるビジネス向けのデジタル署名ソフトウェアソリューションです。Zoho Signを使用すると、待ち時間のない署名プロセスをどこからでも実行できます。この記事では、Zoho Signの機能とビジネスへの利点について詳しく見ていきます。
Zoho Signの始め方
Zoho Signを使用するための最初のステップは、アカウントを作成することです。Zoho Signのホームページから簡単にアカウントを作成できます。作成したアカウントでは、他のユーザーをアカウントに招待することもできます。ヨーロッパ連合またはインドに在住している場合は、EUポータルまたはインドポータルからアカウントを作成してください。
ユーザーの追加と役割の割り当て
Zoho Signの始め方の次のステップは、アカウントにユーザーを追加することです。Zoho Signにユーザーを追加する方法は2つあります。ユーザーページの「ユーザーの追加」ボタンを使用してユーザーにメール招待を送信する方法と、G SuiteやOffice 365などのクラウドベースのオフィスソリューションからユーザーをインポートする方法です。ユーザーを追加した後、役割を割り当てることができます。Zoho Signには2つの事前定義された役割があります。管理者とユーザーです。管理者として指定されたユーザーは、Zoho Signの管理者として機能し、ユーザーの追加や削除、ルールの変更、テンプレートの作成、署名済みフォームの作成などの一般的な管理操作を実行できます。ユーザーとして指定されたユーザーは、管理操作を実行することはできません。
ブランディング
Zoho Signでは、企業のロゴを追加し、Zoho Signから送信されるメールをカスタマイズしてブランドイメージを反映させることができます。組織の詳細ページに移動して、企業名、住所、ロゴを追加することができます。管理者設定のメールテンプレートページを使用して、製品から送信されるメールをカスタマイズすることもできます。
署名の設定
Zoho Signでは、3つの方法で署名を設定することができます。自分でタイプして自分に合ったスタイルを選ぶ方法、自分で描く方法、または署名の画像をアップロードする方法です。署名を追加するには、左側のナビゲーションパネルから設定とプロフィールに移動し、署名とイニシャルフィールドの横にある編集アイコンをクリックします。
文書の署名
Zoho Signを使用すると、購買注文書、販売契約書、NDAなどのビジネス文書を他の人に簡単に署名してもらうことができます。署名のための送信機能を使用すると、数分で文書に署名を取得できます。この機能を使用するには、署名ページで「署名のために送信」オプションを選択して開始します。次に、コンピュータから文書をアップロードするか、クラウドピッカーを使用してクラウドサービスから文書をインポートします。文書をアップロードした後、署名プロセスの完了までの日数、文書の有効期間、フォルダのタイプ、および説明を設定できます。メールアドレスと名前を使用して受信者を追加できます。受信者は文書に署名したり、文書のコピーを受け取ったり、直接文書に署名したりすることができます。セキュリティのために、各受信者にプライベートノートを追加し、メールまたはSMSによる追加の認証を有効にすることもできます。
テンプレート
同じ種類の文書を異なる受信者に署名依頼する場合、Zoho Signのテンプレート機能を使用すると、一つの共通フォーマットを作成し、何度も再利用することができます。テンプレートを作成するには、左側のメニューのテンプレートタブをクリックし、テンプレート作成ボタンをクリックします。文書のアップロードが完了すると、ここに役割と呼ばれる新しいフィールドが表示されます。受信者を追加する際に、各受信者の役割とメールを入力します。フォームフィールドの設定時には、プリフィルドフィールドと呼ばれる新しいフィールドが表示されます。これにより、テンプレートを使用する前に文書のフィールドを毎回自動的に入力することができます。
署名フォーム
署名フォームを使用すると、文書を手動でインポートしたり、受信者やフィールドを追加したり、署名依頼を送信したりする必要がありません。例えば、会社が新入社員にソーシャルメディアポリシーに署名させたい場合、人事チームは署名フォームを作成し、このURLを新入社員のオンボーディングメールに埋め込むことで署名と提出を行うことができます。この機能を使用するには、テンプレートを作成するか既存のテンプレートを署名フォームに変換し、設定を構成し、一意の署名フォームURLを生成します。このURLを受信者に送信するか、ウェブサイトに埋め込むことができます。受信者は文書に署名して提出することができます。
文書管理
Zoho Signの文書管理機能を使用すると、アカウントから送信または受信した文書のステータスを追跡することができます。文書のステータスに基づいて必要な手順を実行することができます。例えば、リマインダーを送信したり、リマインダーの設定を調整したり、文書を取り消したり、他の人にメールで送信したり、文書をクラウドに保存したり、デバイスにダウンロードしたり、有効期限を延長したり、新しい文書として編集したり、テンプレートとして保存したり、所有権を変更したりすることができます。
レポート
レポートセクションでは、アカウントから送信または受信したすべての文書の完全な分析を提供します。文書のステータス（完了、拒否、取り消し、期限切れなど）や文書のタイプ、アクセスの失敗、文書の有効期間、アクティブな履歴などのレポートを表示できます。
統合
Zoho Signは、Zohoアプリや他の人気のあるアプリと簡単に統合できます。現在、Zohoアプリ（CRM、books、checkout、invoice creator、writer、people、recruit、forms、flowなど）との統合が可能です。また、G Suite、Microsoft 365、Outlook、Microsoft Teams、Dropbox、Box、OneDrive、APIなどのサードパーティアプリとも統合できます。
まとめ
Zoho Signは、ビジネス向けの包括的なデジタル署名ソリューションであり、ビジネスに多くの利益をもたらします。
