📝 目次
はじめに
- GoogleグループとGmailの委任アクセスとは？
- どちらが組織にとって最適なオプションか？
Googleグループ
- 配信リストシステムとは？
- 配信リストの設定と使用方法
- 協業インボックス機能
- Googleグループでの権限管理
委任アクセス
- 委任アクセスとは？
- 委任アクセスの設定方法
- 委任アクセスの使用例
- Gmailメールボックスの全機能
サードパーティーのソリューション
- サードパーティーのソリューションとは？
- Gmail環境を拡張する方法
- サードパーティーのソリューションの例
結論
- 組織にとって最適なオプションはどちらか？
- 決定を支援する方法
📝 記事
はじめに
組織内で共有メールボックスを管理する方法をお探しですか？ GoogleグループとGmailの委任アクセスは、組織に役立つ2つのオプションです。この記事では、これら2つのオプションの違いを探り、組織にとって最適なものを決定するのに役立ちます。
Googleグループ
Googleグループは、メール配信リストを設定して管理できる配信リストシステムです。これらのリストは、info@やhello@などの別のアカウントにメールを転送でき、数千人まで含めることができます。企業は、Googleグループを使用して、チームメンバーの権限を管理することもできます。たとえば、マーケティングアプリをGoogleカレンダーに追加すると、マーケティングチームまたは全社員グループが自動的に追加されます。また、Googleグループを使用して、Googleドライブ上のファイルやドキュメントを共有することもできます。
Googleグループには、メッセージボードのように機能する協業インボックス機能もあります。このインターフェースは、Gmailアカウントの簡略版であり、共有メールボックスでメールを管理できます。ラベルを追加したり、チームメンバーにメールを割り当てたり、共有メールボックスとしてメールに返信したりすることができます。ただし、協業インボックスは完全なGmailアカウントよりも基本的な機能しか持っていません。
委任アクセス
委任アクセスは、Gmailで共有メールボックスを管理する別の方法です。委任アクセスを使用すると、チームメンバーに共有できる完全なGmailメールボックスへのアクセスを許可できます。これは、サポートチーム、アカウント部門、または役員のメールボックスにアクセスが必要なPAにとって便利です。委任アクセスにより、チームメンバーはGmailメールボックスのすべての機能、フィルターの設定、完全な検索、およびGmailアカウントのすべての機能を使用できます。
委任アクセスには、追加のライセンスが必要であり、無料ではありません。費用は、Googleプランに別のユーザーを追加するのと同じです。共有メールボックスに完全なメールボックスが必要な場合は、委任アクセスが最適なオプションです。
サードパーティーのソリューション
Gmailで共有メールボックスを管理するためのサードパーティーのソリューションもあります。これらのソリューションは、Gmail環境を拡張し、テンプレートメール、レポート、ノートなどの追加機能を提供します。サードパーティーのソリューションの例としては、Hiverがあります。これにより、メールアカウント内から協業インボックスを使用できます。これにより、共有メールボックスにアクセスするために別のタブを開く必要がありません。ただし、サードパーティーのソリューションには追加費用がかかります。
結論
結論として、GoogleグループとGmailの委任アクセスは、組織内で共有メールボックスを管理するための2つのオプションです。Googleグループは、シンプルなユースケースに役立つ無料の配信リストシステムです。委任アクセスは、チームメンバーに完全なGmailメールボックスへのアクセスを提供する有料オプションです。サードパーティーのソリューションも、共有メールボックスを管理し、追加の機能を提供するのに役立ちます。組織にとって最適なオプションがわからない場合は、Damson Cloudに相談してください。
🔍 ハイライト
- Googleグループは、メール配信リストを設定して管理できる無料の配信リストシステムです。
- Gmailの委任アクセスは、チームメンバーに完全なGmailメールボックスへのアクセスを提供し、追加のライセンスが必要です。
- Hiverなどのサードパーティーのソリューションは、Gmail環境を拡張し、追加の機能を提供します。
- 協業インボックスは、共有メールボックスでメールを管理するためのGmailアカウントの簡略版です。
- 委任アクセスは、サポートチーム、アカウント部門、または役員のメールボックスにアクセスが必要なPAにとって便利です。
❓ FAQ
Q: GoogleグループとGmailの委任アクセスの違いは何ですか？
A: Googleグループは、メール配信リストを設定して管理できる無料の配信リストシステムです。Gmailの委任アクセスは、チームメンバーに完全なGmailメールボックスへのアクセスを提供し、追加のライセンスが必要です。
Q: 協業インボックスとは何ですか？
A: 協業インボックスは、共有メールボックスでメールを管理するためのGmailアカウントの簡略版です。
Q: サードパーティーのソリューションとは何ですか？
A: サードパーティーのソリューションとは、Gmail環境を拡張し、テンプレートメール、レポート、ノートなどの追加機能を提供するツールです。
Q: 組織にとって最適なオプションをどのように決定すればよいですか？
A: 組織の要件によります。シンプルな配信リストシステムが必要な場合は、Googleグループが適しています。共有メールボックスに完全なメールボックスが必要な場合は、委任アクセスが最適なオプションです。テンプレートメールやレポートなどの追加機能が必要な場合は、サードパーティーのソリューションが役立ちます。
リソース：
- https://support.google.com/a/answer/33329?hl=en
- https://www.hiverhq.com/
