🤖 ヘルプスカウトを使ってメールワークフローを自動化する方法
メールの受信トレイを整理するために何時間も費やすことに疲れましたか？より効率的な顧客サービスを提供するために、より煩雑なタスクを自動化する方法はないかと思っていませんか？それならば、ヘルプスカウトの自動化（ワークフロー）をご覧ください。
📋 目次
- イントロダクション
- 自動化とは？
- ヘルプスカウトでワークフローを見つける方法
- 個別のワークフローの例
- 手動ワークフロー
- ワークフローの無限な使い方
- ワークフローの利点と欠点
- ハイライト
- よくある質問
自動化とは？
自動化、またはワークフローは、メールの受信トレイでタスクを自動化する方法です。基本的な「もし〜なら、それに応じて〜する」という原則に基づいて機能します。特定のトリガーが発生した場合、特定のアクションが自動的に実行されます。たとえば、顧客がメールに否定的な評価を残した場合、ヘルプスカウトは自動的にメールのステータスを「クローズド」から「アクティブ」に変更し、「悪い評価」というフォルダに会話をコピーします。
ヘルプスカウトでワークフローを見つける方法
ヘルプスカウトでワークフローを見つけるには、単に受信トレイの設定に移動します。ヘルプスカウトの各受信トレイには独自の設定がありますので、異なるメールアドレスや異なるビジネスを同じアカウント内で完全に分けることができます。
個別のワークフローの例
個別のワークフローを詳しく見てみましょう。先ほどの例では、顧客がメールに否定的な評価とコメントを残した場合、ヘルプスカウトは自動的にメールのステータスを変更し、「悪い評価」というフォルダに会話をコピーします。このフォルダはチームの誰でもアクセスできます。
手動ワークフロー
自動ワークフローに加えて、ヘルプスカウトでは手動ワークフローも提供しています。これは、チームのメンバーがメールを読んだ後に個別のメールで自動的に実行できるアクションをまとめる方法です。手動ワークフローの場合、if条件は常に同じです。なぜなら、個別のメールのドロップダウンから実行するときだけ実行されるからです。
ワークフローの無限な使い方
ワークフローの使い方はほぼ無限です。メール本文のテキストに基づいて受信メールの会話にタグを付けることができますし、エイジングメールを強調するためのフォルダを設定することもできます。特定の期間後に顧客にフォローアップメールを送信したり、顧客からのメールを特定のチームメンバーに自動的に割り当てたりすることもできます。日々行っている煩雑な作業は、おそらくワークフローの助けを借りて排除できるでしょう。
ワークフローの利点と欠点
利点：
- 煩雑なタスクを自動化することで時間を節約できる
- プロセスを効率化することで効率が向上する
- 顧客サービスの一貫性を確保するのに役立つ
欠点：
- 初期設定に時間がかかる場合がある
- ワークフローをうまく設定するためには試行錯誤が必要な場合がある
ハイライト
- 自動化、またはワークフローはメールの受信トレイでタスクを自動化するのに役立つ
- ワークフローは基本的な「もし〜なら、それに応じて〜する」原則に基づいています
- ヘルプスカウトは自動および手動の両方のワークフローを提供しています
- ワークフローは効率と顧客サービスの一貫性を向上させるためにほぼ無限な方法で使用できます
よくある質問
Q: ワークフローを私の特定のニーズに合わせてカスタマイズできますか？
A: はい、ワークフローは特定のニーズに合わせてカスタマイズできます。ユニークなビジネス要件に基づいてトリガーやアクションを設定できます。
Q: ワークフローを使用することでどれくらいの時間を節約できますか？
A: ワークフローを使用することで節約できる時間の量は、自動化する具体的なタスクとそれらのタスクに以前どれだけの時間を費やしていたかによります。
Q: ワークフローは複数のメールアドレスやビジネスで使用できますか？
A: はい、ワークフローは複数のメールアドレスやビジネスで使用できます。ヘルプスカウトの各受信トレイには独自の設定がありますので、すべてを同じアカウント内で分けることができます。
Q: 作成できるワークフローの数に制限はありますか？
A: いいえ、ヘルプスカウトでは作成できるワークフローの数に制限はありません。
リソース：
- [ヘルプスカウト](https://www.helpscout.com/)
- [AIチャットボット](https://www.voc.ai/product/ai-chatbot)
