🤖 Cómo las automatizaciones de Help Scout pueden agilizar tu flujo de trabajo de servicio al cliente
Como representante de servicio al cliente, sabes que tus tareas diarias pueden ser abrumadoras. Entre responder correos electrónicos, gestionar consultas de clientes y hacer un seguimiento de conversaciones importantes, puede ser difícil encontrar tiempo para centrarte en lo que realmente importa: tus clientes. Ahí es donde entran en juego las automatizaciones de Help Scout.
📋 Índice
- **Introducción**
- **¿Qué son las automatizaciones de Help Scout?**
- **Cómo encontrar flujos de trabajo en Help Scout**
- **Ejemplos de flujos de trabajo individuales**
- **Flujos de trabajo manuales**
- **Infinitas formas de utilizar flujos de trabajo**
- **Ventajas de utilizar las automatizaciones de Help Scout**
- **Desventajas de utilizar las automatizaciones de Help Scout**
- **Preguntas frecuentes**
- **Conclusión**
- **Recursos**
¿Qué son las automatizaciones de Help Scout?
En Help Scout, las automatizaciones se llaman flujos de trabajo. Estos flujos de trabajo se pueden configurar para ejecutarse automáticamente en conversaciones por correo electrónico, encargándose de muchas de las tareas rutinarias que pueden consumir tu día. Piensa en los flujos de trabajo como declaraciones básicas de si-entonces: si ocurre algo en Help Scout, entonces estas acciones se llevarán a cabo automáticamente.
Cómo encontrar flujos de trabajo en Help Scout
Para encontrar flujos de trabajo en Help Scout, simplemente ve a la configuración del buzón de entrada. Los verás allí, y cada buzón de entrada en Help Scout tiene su propia configuración distintiva. Esto significa que puedes mantener diferentes direcciones de correo electrónico e incluso diferentes negocios completamente separados en la misma cuenta.
Ejemplos de flujos de trabajo individuales
Echemos un vistazo a un ejemplo de flujo de trabajo individual. Si alguien deja una calificación negativa en uno de tus correos electrónicos y también deja un comentario en ese correo, Help Scout cambiará automáticamente el estado del correo de cerrado a activo y copiará esa conversación en una carpeta llamada "calificaciones negativas", que cualquier miembro de tu equipo puede ver.
Flujos de trabajo manuales
Además de los flujos de trabajo automáticos, Help Scout también ofrece flujos de trabajo manuales. Estos flujos de trabajo no se ejecutan automáticamente, sino que agrupan varias acciones juntas. Se pueden ejecutar automáticamente en correos electrónicos individuales después de que un miembro de tu equipo lea el correo en sí. La condición "si" siempre es la misma, ya que solo se ejecutan cuando un usuario selecciona ejecutar uno desde un menú desplegable en un correo electrónico individual. Son una forma sencilla y práctica de ejecutar varias acciones juntas de una vez.
Infinitas formas de utilizar flujos de trabajo
Los flujos de trabajo se pueden utilizar de casi infinitas formas. Puedes etiquetar conversaciones de correo electrónico entrantes en función del texto del cuerpo de ese correo, configurar carpetas para resaltar correos electrónicos antiguos, enviar un correo electrónico de seguimiento a los clientes después de un período de tiempo específico e incluso asignar automáticamente correos electrónicos de clientes a miembros específicos del equipo. Cualquier tarea rutinaria que realices a diario, es muy probable que un flujo de trabajo pueda ayudar a eliminarla de tu vida para que puedas dedicar ese tiempo a atender a tus clientes en lugar de hacer todo ese trabajo rutinario.
Ventajas de utilizar las automatizaciones de Help Scout
Existen muchas ventajas al utilizar las automatizaciones de Help Scout. En primer lugar, te pueden ahorrar tiempo. Al automatizar muchas de las tareas rutinarias que conlleva el servicio al cliente, puedes centrarte en lo que realmente importa: tus clientes. Además, las automatizaciones pueden ayudar a garantizar que nada se quede sin resolver. Con los flujos de trabajo en su lugar, puedes asegurarte de que cada correo electrónico se maneje de la manera adecuada.
Desventajas de utilizar las automatizaciones de Help Scout
Si bien existen muchas ventajas al utilizar las automatizaciones de Help Scout, también hay algunas desventajas a tener en cuenta. Por ejemplo, las automatizaciones a veces pueden ser demasiado rígidas. Si configuras un flujo de trabajo que no tiene en cuenta todos los escenarios posibles que podrían surgir, es posible que descubras que no funciona tan bien como esperabas. Además, las automatizaciones a veces pueden parecer impersonales. Si bien te pueden ahorrar tiempo, también pueden dificultar brindar un toque personalizado a tu servicio al cliente.
Preguntas frecuentes
**P: ¿Puedo configurar múltiples flujos de trabajo para el mismo buzón de entrada?**
R: Sí, puedes configurar múltiples flujos de trabajo para el mismo buzón de entrada.
**P: ¿Puedo personalizar las acciones que se llevan a cabo en un flujo de trabajo?**
R: Sí, puedes personalizar las acciones que se llevan a cabo en un flujo de trabajo.
**P: ¿Puedo utilizar flujos de trabajo para responder automáticamente a consultas de clientes?**
R: No, los flujos de trabajo no se pueden utilizar para responder automáticamente a consultas de clientes.
Conclusión
Las automatizaciones de Help Scout pueden ser una herramienta poderosa para agilizar tu flujo de trabajo de servicio al cliente. Al automatizar muchas de las tareas rutinarias que conlleva el servicio al cliente, puedes centrarte en lo que realmente importa: tus clientes. Si bien hay algunas desventajas a considerar, las ventajas de utilizar las automatizaciones de Help Scout superan con creces las desventajas.
Recursos
- [Help Scout](https://www.helpscout.com/)
- [VOC AI Chatbot](https://www.voc.ai/product/ai-chatbot)
