📦 Como usar o Box para colaboração eficiente e gestão de ficheiros
No ambiente empresarial acelerado de hoje, a colaboração e a gestão de ficheiros são essenciais para que as equipas trabalhem eficazmente em conjunto. O Box é uma plataforma baseada na nuvem que permite às equipas colaborar em ficheiros e projetos em tempo real, tanto dentro como fora da empresa. Neste artigo, vamos mostrar-lhe como usar o Box para trabalhar melhor com os ficheiros que lhe interessam, partilhar conteúdo de forma mais fácil e segura e potenciar a forma como realiza o seu trabalho usando o Box.
📥 Começar com o Box
Para começar com o Box, faça login utilizando a página do Box da sua empresa e verá todo o conteúdo que já lhe foi atribuído. Pode começar a criar novo conteúdo imediatamente e qualquer conteúdo privado para si será exibido como uma pasta amarela. O conteúdo partilhado com outras pessoas pode ser acedido ao clicar na pasta partilhada.
📂 Organizar o seu conteúdo
Vamos começar por criar uma pasta para algum novo conteúdo que pretende carregar para o Box. A partir da pasta, pode até criar novo conteúdo diretamente. Pode carregar ficheiros a partir do seu computador utilizando a opção de carregar ficheiros. Se for trabalhar frequentemente neste conteúdo, pode arrastar alguns ficheiros para a sua área de favoritos. Pode até criar novas coleções de conteúdo para um acesso ainda mais rápido.
Encontrar o conteúdo de que precisa é fácil utilizando a pesquisa do Box. Digite o nome do ficheiro ou pasta que procura e o Box pode até pesquisar em todo o corpo do documento. Se houver demasiados resultados, pode sempre filtrá-los por tipo de ficheiro, data ou proprietário do conteúdo. Ao clicar num ficheiro, seja um documento de escritório ou até mesmo um vídeo, poderá visualizá-lo rapidamente.
📝 Editar e partilhar o seu conteúdo
Não precisa sequer de descarregar ficheiros ou pastas para fazer alterações ao conteúdo no Box. Basta abrir, bloquear o ficheiro para impedir que outros façam alterações e, em seguida, editar o seu conteúdo e guardar para registar as suas alterações de volta no Box. O Box registará quem fez as alterações e quando, e pode comparar ou reverter para versões anteriores dos ficheiros.
Agora que tem o seu conteúdo no Box, pode criar um link partilhado para um ficheiro ou pasta. Pode decidir quem pode aceder ao link e até definir uma palavra-passe ou uma data de expiração. Pode até partilhar o link rapidamente e de forma segura na sua aplicação de mensagens preferida ou colaborar no documento durante uma chamada de vídeo.
🤝 Colaborar com a sua equipa
Agora está pronto para partilhar este espaço de trabalho com a sua equipa. Pode convidá-los como colaboradores e escolher entre sete níveis de acesso diferentes. Pode utilizar a ferramenta de comentários do Box para acompanhar o seu progresso e manter todos a par. Para adicionar um comentário, clique aqui, e o Box notificará todos os seus colaboradores por e-mail, e todos podem contribuir para a conversa num único local centralizado e rastreável.
🌟 Destaques
- O Box é uma plataforma baseada na nuvem que permite às equipas colaborar em ficheiros e projetos em tempo real, tanto dentro como fora da empresa.
- Pode organizar o seu conteúdo no Box criando pastas, favoritos e coleções para um acesso rápido.
- A pesquisa do Box facilita a localização do conteúdo de que precisa e pode até visualizar ficheiros sem os descarregar.
- Pode editar e partilhar o seu conteúdo no Box, e o Box registará quem fez as alterações e quando.
- Pode colaborar com a sua equipa utilizando a ferramenta de comentários do Box, que lhe permite acompanhar o seu progresso e manter todos a par.
❓ Perguntas frequentes
P: O que é o Box?
R: O Box é uma plataforma baseada na nuvem que permite às equipas colaborar em ficheiros e projetos em tempo real, tanto dentro como fora da empresa.
P: Como começar com o Box?
R: Para começar com o Box, faça login utilizando a página do Box da sua empresa e verá todo o conteúdo que já lhe foi atribuído.
P: Posso partilhar ficheiros e pastas com outras pessoas no Box?
R: Sim, pode criar um link partilhado para um ficheiro ou pasta e pode decidir quem pode aceder ao link e até definir uma palavra-passe ou uma data de expiração.
P: Como posso colaborar com a minha equipa no Box?
R: Pode convidar a sua equipa como colaboradores e utilizar a ferramenta de comentários do Box para acompanhar o seu progresso e manter todos a par.
Recursos:
- https://www.box.com/
- https://www.voc.ai/product/ai-chatbot
