📝 Zoho Sign: Um Guia Completo para Software de Assinatura Digital para Empresas
No mundo empresarial de hoje, em constante evolução, o tempo é essencial. Esperar por assinaturas em documentos importantes pode ser um processo frustrante e demorado. Felizmente, o Zoho Sign oferece uma solução para esse problema. Este software de assinatura digital para empresas permite que você assine documentos de qualquer lugar, colabore com outras pessoas e feche negócios em minutos. Neste artigo, exploraremos as capacidades do Zoho Sign e como começar a usar essa ferramenta poderosa.
📋 Índice
- Introdução
- Legalidade do Zoho Sign
- Conformidade com Regulamentos
- Assinatura de Documentos
- Adição de Usuários
- Rebranding
- Configurando Sua Assinatura
- Verificando a Propriedade do Domínio
- Modelos
- Formulários de Assinatura
- Gerenciamento de Documentos
- Relatórios
- Integrações
- API
- Conclusão
- Perguntas Frequentes
Legalidade do Zoho Sign
Um dos aspectos mais importantes de qualquer software de assinatura digital é a sua legalidade. Felizmente, os documentos assinados com o Zoho Sign têm validade legal e possuem o mesmo valor que documentos escritos à mão na maioria das transações comerciais e pessoais em todo o mundo. Além disso, o Zoho Sign atende aos requisitos do ato de assinatura eletrônica nos Estados Unidos, ao PIP DA no Canadá, às regulamentações eIDAS na União Europeia, ao ACTA na África e ao ITA 2000 na Índia, bem como às várias leis de transações eletrônicas na Austrália e no Sudeste Asiático.
Conformidade com Regulamentos
O Zoho Sign oferece os mais altos níveis de conformidade original ao oferecer Assinatura Eletrônica Avançada (AES) e Assinatura Eletrônica Qualificada (QES) em parceria com provedores de serviços de confiança. Os usuários também podem assinar documentos com Adar e-sign na Índia e assinar com sync pass em Singapura. Para usuários em setores regulamentados, há até a opção de assinar documentos com tokens USB e arquivos PFX. Com o Zoho Sign, você pode assinar documentos além das fronteiras com confiança.
Assinatura de Documentos
O Zoho Sign facilita a obtenção rápida e eficiente de assinaturas em seus documentos. Com o recurso "Enviar para Assinatura", você pode fazer upload do seu documento e adicionar destinatários usando o endereço de e-mail e o nome deles. Os destinatários podem assinar o documento, receber uma cópia do documento ou assinar o documento pessoalmente. Você também pode adicionar um nó privado para cada destinatário e habilitar autenticação adicional por e-mail ou SMS para segurança.
Adição de Usuários
Para começar a usar o Zoho Sign, você precisará criar uma conta e convidar outros usuários para participar. Existem duas maneiras de adicionar um usuário ao Zoho Sign: enviando um convite por e-mail para os usuários através do botão "Adicionar Usuário" na página de usuários, ou importando usuários de soluções de escritório baseadas em nuvem como G Suite e Office 365. Depois de adicionar usuários, você pode atribuir a eles uma função de administrador ou usuário.
Rebranding
O Zoho Sign permite que você personalize o produto para refletir a imagem da sua marca. Você pode adicionar o logotipo da sua empresa e personalizar os e-mails enviados pelo Zoho Sign para incluir o nome e o endereço da sua empresa. Você também pode personalizar a divulgação legal padrão para atender às suas necessidades específicas.
Configurando Sua Assinatura
O Zoho Sign facilita a configuração da sua assinatura. Você pode adicionar sua assinatura de três maneiras: digitando-a e escolhendo um estilo que lhe convém, desenhando-a você mesmo ou fazendo upload de uma imagem da sua assinatura. Você também pode configurar seus campos de assinatura e iniciais.
Verificando a Propriedade do Domínio
Se você deseja enviar e-mails disparados pelo Zoho Sign com o endereço de e-mail da sua organização ou remetente em vez do endereço de e-mail do Zoho Sign, é necessário concluir o processo de verificação de domínio na página de configurações da conta. Isso garantirá que os e-mails enviados pelo Zoho Sign nunca sejam marcados como spam pelos provedores de serviços de e-mail.
Modelos
Você envia centenas do mesmo documento para assinatura para diferentes destinatários em momentos variados? O recurso de modelos do Zoho Sign ajudará você a criar um formato comum para um determinado tipo de documento que você pode reutilizar várias vezes. Para criar um modelo, clique na guia de modelos no menu lateral esquerdo e clique no botão criar modelo. Depois de terminar de fazer o upload do documento, você verá um novo campo chamado funções ao adicionar o destinatário. Insira a função e o e-mail de cada destinatário e pronto.
Formulários de Assinatura
Com o recurso de formulários de assinatura do Zoho Sign, você não precisa importar manualmente um documento, adicionar destinatários e campos e enviá-lo para assinatura toda vez. Por exemplo, se sua empresa deseja que novos contratados assinem uma política de mídia social, a equipe de recursos humanos pode criar um formulário de assinatura e incorporar esse URL no e-mail de integração para que os novos contratados assinem e enviem.
Gerenciamento de Documentos
Os recursos de gerenciamento de documentos do Zoho Sign permitem que você acompanhe o status de seus documentos e tome as medidas necessárias com base no status do documento. Por exemplo, você pode enviar lembretes, ajustar as configurações de lembrete, recuperar o documento, enviá-lo por e-mail para outras pessoas, salvar o documento na nuvem, fazer o download do documento para o seu dispositivo, estender o período de validade, editar o documento como um novo documento, salvar o documento como um modelo e alterar sua propriedade.
Relatórios
A seção de relatórios fornece análises completas de todos os documentos assinados e enviados de sua conta. Você pode visualizar relatórios sobre o status do documento, incluindo concluído, recusado, recuperado e expirando, juntamente com o tipo de documento, acesso falhado, validade do documento e histórico ativo.
Integrações
O Zoho Sign se integra facilmente com os aplicativos Zoho e outros aplicativos populares. Atualmente, temos integrações com aplicativos Zoho como CRM, Books, Checkout, Invoice Creator, Writer, People, Recruit, Forms, Flow e muito mais. Também temos integrações com aplicativos de terceiros como G Suite, Microsoft 365, Outlook, Microsoft Teams, Dropbox, Box, OneDrive e API.
API
O Zoho Sign também fornece APIs REST para que você possa criar seus próprios aplicativos e integrações personalizados. Confira a página de documentação da API para saber mais.
